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Bonjour,
Actuellement animateur QSE dans une entreprise de collecte et de tri de déchets, j’ai en charge l’animation du suivi des contrôles périodiques pour 14 sites différents. Les sites sont tous classés ICPE.
Nous utilisons aujourd’hui des classeurs excel reprenant pour chaque site les informations suivantes :
- – Une référence
- La nom de la vérification
- L’organisme en charge de la vérification
- la périodicité
- la date de la dernière vérification
- la date de la prochaine vérification
- un compteur de jour avec une mise en forme pour visualiser le nombre de jours restant ou de retard
- une case à cocher réglementaire oui/non
- une case à cocher conforme oui/non avec mise en forme
- Le nom du responsable du contrôle
- Une case observation
Ce tableau me permet de savoir le nombre de contrôles en retard à la date du jour. Mais pas de savoir le nombre de contrôles réalisés en retard et rattraper depuis le début de l’année. (demande des auditeurs DQS).
Connaissez-vous un outil gratuit, ma direction ne souhaitant pas investir) qui me pourrais me faciliter la tâche?
Bonjour,
Vous avez déjà toutes les informations nécessaires dans ces tableaux : pourquoi ne pas les automatiser ?
Hello !
Je ne suis pas au fait de ce qu’on trouve comme logiciels gratuits dédiés aux VGP. S’il en existe une petite recherche google devrait les trouver. En tout cas la souplesse d’Excel permet d’intégrer l’amélioration suggérée par l’audit (ISO 14001 ? ISO 45001 ?).
Par contre Ralph je suis curieux de savoir ce que sont les « cases à cocher conforme oui/non avec mise en forme et les « cases observations » de ton outil Excel car dans la description de ton suivi des VGP car il me semble effectivement manquer des éléments essentiels.
A+
Bonjour,
Merci pour vos réponses.
Je ne vois pas trop comment automatiser le tableau. Peut-être par manque de connaissance d’Excel.
La case conforme est une case qui se colore en vert ou en rouge suivant qu’on y saisisse oui ou non.
La case observation sert à noter les éventuelles observations suite au rapports des contrôles.
@Henri Quels éléments seraient manquant dans mon suivi?
Il s’agissait d’un audit de suivi N°2 pour l’ISO 9001 et 14001.
Bon après-midi.
Hello !
Euh… Ralph que la case « conforme soit verte rouge selon qu’on y saisisse oui ou non » ne m’explique pas ce qu’est cette « conformité »
Ce qui est essentiel dans le suivi de VGP c’est de savoir si elles révèlent des NC (en distinguant les bloquantes et les non-bloquantes), mais surtout si ces NC ont été levées (et à quelle date afin d’apprécier les délais de traitement). S’assurer qu’on fait les VGP en respectant leurs référentiels* et leurs périodicités n’est pas suffisant, encore faut-il s’assurer qu’on traite les NC révèlées.
* Ton tableau mériterait une colonne « référentiel de la VGP », qu’elle soit réglementaire ou non.
Remarque : comme les VGP réglementaires sont très formatées et et généralement sous-traitées, les prestataires du domaine se tirent la bourre sur les prix au détriment de la qualité de leurs prestations. On a souvent grand intérêt à bien analyser le rapport de chaque VGP / son référentiel (typiquement dans le libellé des observations) pour vérifier que la VGP est « conforme ».
A+
Bonjour,
La case conforme est cochée oui lorsqu’il n’y a pas d’observation.
Je vais détailler en ajoutant deux colonnes avec le nombres d’observations nouvelles et déjà signalées et une avec la date de levée.
Je vais aussi modifier la partie date de mon tableau en mettant 3 colonnes :
- Date initale
- Date effective
- Date du prochain contrôle
Cela me permettra de compter les contrôles réalisés en retard et rattrapés.
Oui j’ai constaté (déjà lorsque j’étais responsable d’exploitation d’un centre de tri de déchets) que la qualité des contrôles n’est souvent pas satisfaisante. J’ai aussi récemment appris que les limites de prestations peuvent invalider un contrôle.
Nous sommes d’ailleurs en train de consulter pour changer de prestataire.
En tout cas merci pour ces précieux conseils., n’étant pas QSE de formation, ils me sont utiles.
(suite)
« Les limites de prestations peuvent invalider un contrôle » : en effet c’est l’entreprise qui est responsable in fine de la réalisation « conforme » des VGP / leurs référentiels réglementaires. Si le prestataire ne respecte pas les conditions-critères du référentiel c’est l’entreprise qui est en défaut juridiquement…
Exemple en S&ST (mon domaine de prédilection) : à propos de levage, si l’entreprise n’a pas trop préparé la VGP et que le prestataire consigne dans son rapport des choses du genre « appareil non présenté » ou « appareil testé avec une charge de 1 tonne » (alors que la charge nominale de l’appareil est de 2 tonnes) c’est l’employeur qui est exposé s’il continue à utiliser l’appareil en question !
C’est pour cela qu’en matière de VGP il ne suffit pas qu’on ait fait venir le prestataire (selon la périodicité + disponibilité du rapport), il faut de plus bien analyser le rapport (notamment sur la base du référentiel réglementaire de la VGP) et traiter les NC (d’urgence / NC bloquantes*). D’où les manques à combler dans ton tableau de suivi.
* Attention celles-ci doivent être signalées en direct par le prestataire (voire consignées dans un registre de sécurité) sans attendre la réception du rapport…!
A+
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