Organisation des documents

[THAUMASIA_Academie]

Un peu comme un ping-pong : à mon tour alors…

Mes commentaires sont dans la site de votre texte :

• Objectifs qualité (6.2.1) > OK mais comment sont-ils “connectés” avec la politique qualité ? ==> Je pourrai mettre la politique, l’engagement de la direction et les objectifs sur le même document alors ? > mon propos était surtout de dire que, au-delà de “l’endroit” de leur formalisation (selon sa nature, le manuel qualité peut effectivement être propice), faites surtout en sorte que les objectifs qualité soient cohérents (correspondent) aux grandes lignes de votre politique qualité. D’ailleurs, il n’est pas rare que les objectifs qualité soient dans la politique qualité  ( avec les orientations attendues), puis, qu’ils soient déployés de manière chiffrée au sein des processus concernés.
  
• Référence pour l’étalonnage (7.1.5.2)> Pouvez-vous nous rappeler votre activité ? ==> Nous sommes une entreprise de travail temporaire > Ha oui, merci. Cette exigence ne vous concerne pas effectivement. C’est donc tout OK.
  
• Preuve des compétences (7.2) > Un peu juste selon votre activité… ==> à part les certificats et éventuellement le parcours professionnel du salarié, dans le cas de notre activité, je ne vois pas du tout qu’est ce qu’on peut ajouter d’autre ! > par exemple : quelles sont les principales compétences attendues des un.e.s des autres au sein de votre agence ? Ouverture de dossiers, accueil des nouveaux intérimaires, contractualisation avec les clients… (une 20 aine de principales) et comment vous assurez-vous de la détention de ces compétences par les personnes concernées (lors des entretiens annuels ? par une évaluation rapide et formelle ?)
  
• Informations documentées d’origine externe (7.5.3.2) > OK. Les principes sont-elles listées ? ==> oui, et puis finalement, vu sur les autres réponses que vous avez fourni concernant le plan qualité qui peut être tout bref, j’ai juste laissé dans la procédure de gestion des documents. > Ha… je ne sais pas … c’est un document mis à disposition il y a pas mal d’années par Jéméry, le concepteur de ce site et de ce forum. Mon propos était simplement de lister ou de citer les principales informations documentées d’origine externe. Ce qui me fait penser, aux vues des informations que vous devez détenir : avez-vous déployé la mise en conformité par rapport au RGPD ?
  
• Preuves de conformité (7.5.3.2) > Quels sont les informations / supports / enregistrements (éventuels) vous permettant de dire, aujourd’hui : “ok, c’est bon, ce que nous avons fait (ou fourni) est conforme ? ==>D’accord, merci > et… donc ? quelles sont-ils si je puis me permettre ?
  
• Résultat de la revue des exigences relatives aux produits et services (8.2.3.2) > tableau daté avec toutes les exigences des parties intéressées : non, c’est une autre exigence cela… tout ce qui est demandé c’est : “avez-vous quelque chose qui acte le fait que vous avez clairement identifié et compris les exigences et que c’est ok pour vous ?” ==> Nous avons juste identifié, lors d’une réunion, les parties intéressées et enregistré les informations concernant sur un support et c’est tout. > je m’explique différemment. Identifier les parties intéressées et leurs attentes, définir d’éventuelles actions à la suite de cela c’est bien. Mais c’est essentiellement la réponse à l’exigence 4.2. Là, en 8.2.3.2, il s’agit de conserver les informations permettant de dire, demande client par demande client, “nous avons compris, nous sommes capables de faire”, ou bien “cette exigence n’est pas possible, nous proposons autre chose au client ou nous lui expliquons qu’il ne l’aura pas”.
  
• Vous avez exclu les exigences 8.3, vous confirmez ? ==> Dans le cadre de notre activité, et j’ai d’ailleurs posé la question et votre réponse était « non » et après réflexion, je ne vois pas comment peut on concevoir une délégation de personnel. Peut-être que je me trompe… > non non, c’est OK. Je ne me souvenais plus de votre activité. Vous ne faites pas de conception et vous avez raison de ne pas retenir cette exigence dans votre domaine d’application.
  
• Evaluation des prestataires externes (8.4.1) > vous n’achetez ou approvisionnez rien de critique pour vos prestations (ou fonctionnement) en dehors des audits internes ? ==> Nous n’achetons rien de l’extérieur pour effectuer notre activité. > OK, rien de stratégique en tout cas… Vous organisez des formations à vos intérimaires parfois (auquel cas vous pourriez avoir recours à de la location de salle, à la maintenance et à la vérification de conformité de vos propres locaux, à l’achat de prestations de formation…) ?
  
• Caractéristiques des produits et résultats à obtenir (8.5.1) > c’est à dire ?
• Informations nécessaires à la traçabilité (8.5.2) > c’est à dire ?
• Propriété d’un client perdue ou endommagée (8.5.3) > C’est à dire ?

  • ==>5.1-2-3 : en relisant bien la spécification, est-ce que la description des processus avec les indicateurs ne seraient-ils pas suffisants ou pouvez-vous me donner un exemple de document (pour répondre à ces exigences ?) > non. Il s’agit de conserver l’information d’une propriété du client que vous auriez perdue ou endommagée. Mais vous ne devriez pas, dans votre activité, être sujet à cette exigence.
    

• Résultats de la revue des modifications (8.5.6) > pour les modifications globales du SMQ OK, mais c’est une autre exigence. Ici, il s’agit des modifications de vos prestations… comment les maîtrisez-vous si cela arrive ? ==> est-ce que mettre un paragraphe dans le manuel qualité suffit ? En précisant que si tel est le cas, une réunion avec la direction sera planifier dont le contenu sera : la partie qui va être modifié, le plan d’action, la communication aux parties intéressées, la formation du personnel si besoin et comment évaluer l’efficacité (sans entrer dans les détails, mais juste dire que c’est ce qui se fera s’il y a modification). > Oui, mais attention. Pour la plupart des informations documentées, la norme ne vous demande pas d’écrire ce que vous ferez, mais de produire le résultat de la mise en oeuvre de l’exigence. Par exemple, pour cette exigence 8.5.6, décrire ce que vous ferez dans le manuel peut être une bonne chose, mais ce qui permettra de considérer que l’exigence est répondue sera, par exemple, un compte rendu (réunion, revue de direction, service…) et/ou une actions (dans un plan d’action par exemple) démontrant que, face à une modification, vous en avez analysé l’impact et décidé, ou non, de déployer une ou plusieurs actions.
  
• Libération des produits et services (8.6) > c’est à dire ? ==> dans notre cas, avant la délégation du personnel, son dossier administratif doit être complet, c’est pour cela que j’ai mis «  dossier d’un candidat ». > s’il s’agit bien du personnel intérimaire, si le dossier complet seul permet de déclencher la contractualisation et la prestation chez votre client et si la complétude du dossier permet d’assurer que la personne aura les compétences et informations nécessaires à l’exécution de sa mission, alors : OK.
  
• Résultats de la surveillance, mesure, analyse et amélioration (9.1.1) > plutôt résultats des cartes de contrôles, des audits internes, des indicateurs de performance… ==> OK
• Nature des non-conformités et actions correctives (10.2.2) ==> tableau des écarts AC/ AP « action préventive » OK, mais qu’est-ce qui permet de répondre à l’exigence sur l’identification des risques et anticipation ? ==> J’ai un tableau avec la liste des risques et les actions faces aux risques avec des indicateurs si c’est efficace (que j’ai moi-même établis) + les responsables des actions et les dates ou fréquences > OK
  

 

 

[Zaremma]

Thaumasia , merci merci merci

Vous m’avez sauvée la vie, mon prof m’a complètement lâchée et les échanges avec vous m’ont beaucoup aidée. Encore merci

[Zaremma]

Pour revenir à notre balle de ping pong, puis-je vous répondre en message privé. C’est pour éviter de montrer, au cas où, toutes nos façons de faire.

Je vous remercie de votre compréhension

[THAUMASIA_Academie]

Oui bien sur.

Simplement, nous ferons en sorte que les réponses profitent au plus grand nombre ici.

Par exemple (vous avez à présent mon mail direct) : je vous propose de poser vos questions sur le forum et lorsque des documents seront concernés, envoyez moi les documents par mail et je répondrais sur le forum de manière “générique” afin que le plus grand nombre puisse en profiter et que d’autres puissent participer et poser des questions si nécessaire.

Cela permettra de conserver la confidentialité de vos informations.

[Zaremma]

Oui, bien sûr.

Pour les questions, je les poserai ici par contre pour les informations concernant notre fonctionnement, je préfère vous les envoyer par courriel.

Je vous remercie

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