- Ce sujet contient 18 réponses, 8 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par
, le il y a 6 années et 12 mois.
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Bonjour,
Actuellement entrain de bosser sur la transition de mon SMQ vers ISO 9001 : 2015, je me posais une question au niveau de la modification de la documentation :
Nous utilisions un système de version, c’est à dire que nous rajoutons la lettre A B C … en fonction de la version modifiée sur notre document, puis nous changeons cette lettre dans un répertoire des documents.
Par exemple la procédure Gestion documentaire : P.GDOC-B car c’est la 2eme version, elle a été modifiée une fois.
Ensuite dans le répertoire de document qualité, je change le A en B.
Je me demandais si c’était possible de ne pas faire apparaître le pourquoi et le quand de la modification sur mes procédures, par exemple de supprimer le :
Version B modifiée en 2017 : ajouts de la méthode par fiche de progres
Est-ce vraiment obligatoire ?
Merci d’avance,
Cordialement
Une alternante paumée en qualité !
Bonjour,
La procédure de gestion documentaire n’existe plus dans la version 2015, donc déjà ça répond à la question « est-ce obligatoire » par un grand Non (mais je n’ai pas dit qu’elle n’est pas nécessaire).
Mais d’une manière générale, non, c’est par utile. Mais il faut s’assurer que les lecteurs et utilisateurs comprennent les modifications. Tu peux avoir cette information dans ton « répertoire des documents Qualité », avec une colonne « dernière modifications ». En plus, les anciennes versions sont archivées (en théorie) donc il est possible de suivre les modifications. Où elles apparaissent en rouge ou avec un trait dans la marge…
Hello !
Luft, que la procédure documentation ne soit plus exigée n’est absolument pas une réponse effectivement car la norme ISO 9001 comporte « toujours » si j’ose dire un important article « 7.5 Informations documentées » dont la correcte gestion est assez déterminée… et je ne vois pas comment pérenniser correctement cette gestion sans la « documenter » justement…
AlternanteQSE, les informations documentées doivent être identifiées, décrites, maîtrisées… de la manière pertinente qu’on veut bien (la norme n’a pas d’exigence formelle détaillée). Bien que cela ne soit pas exigé, que chaque nouvelle version d’une information documentée qui évolue mentionne très succinctement en quoi elle a varié me semble très pertinent. C’est ce que je fais dans le cartouche du bas de la page de garde de nos documents.
NB : je n’ai qu’un « indice » de version, c’est la date d’application du document.
Permettez moi de rajouter une remarque.
Même si l’existante obligatoire de la procédure de maîtrise documentaire n’est pas explicitement indiquée dans la norme, cette dénitre n’a pas omis de garder la finalité de l’existence d’une telle procédure.
Cela est exprimé par la gestion des non-conformités ainsi que la maîtrise des risques de sorte que si l’auditeur constate que une des cause de non satisfaction des clients est dû à des non conformités produit / service liées à la non maîtrise des documents utilisés dans le SMQ ou bien de non satisfaction des autre parties intéressés pour la même cause. il jugera nécessaire d’avoir une telle procédure jusqu’à preuve de maîtrise documentaire.
Bonjour,
AlternantQSE, lorsque je modifie une procédure je fais apparaître les nouvelles parties en surligné gris. Et sur ma fiche de diffusion, j’ai un petit tableau qui reprend toutes les versions du document ou de la procédure avec la date et en une phrase je résume les modifications. (Surtout les suppressions car une fois que c’est retiré de la procédure, on ne s’en souvient plus !)
Voilà c’est une idée parmi tant d’autres.
Bon courage !
Merci beaucoup pour votre aide, je me suis inspirer de toutes vos indications pour régler le problème.
J’utilise mon repertoire de document pour indiquer les modifications.J’aurais juste une interrogation subsidiaire, nous avons une procédure de maîtrise des documents (qui date de 2014, je pense à la mettre à jour mais pour l’instant elle fait son travail) et un inventaire des documents (fichier Excel, très lourd et peu compréhensible, pas toujours mis à jour). Pour moi, la procédure est à mettre à jour mais elle est nécessaire (ne serais-ce que pour les règles de base sur l’utilisation de l’intranet et la formalisation de certains documents), mais l’inventaire…
Donc la question, avez-vous un inventaire des documents ? Si oui, comment le faire « vivre », si non, peux-on tous mettre dans la procédure (par type de document, délais d’archivage, approbateur, lieu de stockage) ?
ps : j’aurais pu créer un nouveau sujet mais ça reste dans la continuité de ce qui était évoqué précédemment.
Hello !
Pour moi le « sommaire naturel » qu’est la liste des noms de fichiers des documents informatiques du SM dans l’intranet… est l’inventaire que tu cherches Luft…
A+
Luft45 a déclaré
J’aurais juste une interrogation subsidiaire, nous avons une procédure de maîtrise des documents (qui date de 2014, je pense à la mettre à jour mais pour l’instant elle fait son travail) et un inventaire des documents (fichier Excel, très lourd et peu compréhensible, pas toujours mis à jour). Pour moi, la procédure est à mettre à jour mais elle est nécessaire (ne serais-ce que pour les règles de base sur l’utilisation de l’intranet et la formalisation de certains documents), mais l’inventaire…Donc la question, avez-vous un inventaire des documents ? Si oui, comment le faire « vivre », si non, peux-on tous mettre dans la procédure (par type de document, délais d’archivage, approbateur, lieu de stockage) ?
ps : j’aurais pu créer un nouveau sujet mais ça reste dans la continuité de ce qui était évoqué précédemment.
Bonjour,
Pour rebondir sur ce que dit Henri, mes documents étant tous rangés au même endroit, l’inventaire se fait de lui-même.
Après j’ai créé une « bibliothèque » automatisée sur excel qui permet de lister et d’ouvrir les documents, pour les plus récalcitrants de mon entreprise qui avaient la mauvaise habitude de copier des documents sur le poste de travail et de ne plus se préoccuper d’éventuels changements de versions.
Salut tout le monde !
j’ai une petite question svp, quant au manuel qualité est ce que c’est tjrs exigé ( mais juste sous forme A4 ) ou bien non Merci !
Bin euh Midow… tu n’as qu’à lire la norme ISO 9001, c’est très clairement non.
Delphine je vois que nous avons la même philosophie.
A+
Bonjour,
Concernant le manuel qualité, c’est assez simple :
– il n’est plus requis par la norme ISO 9001:2015
– de tout temps, il ne s’est jamais agit de nombre de pages et il pouvait être « un A4 » depuis des années (ou prendre une autre forme, malheureusement : il pouvait aussi être un monstre d’inutilité et de complexité)
La question est surtout : le manuel qualité (ou quel que soit le nom que vous lui donnez) vous est-il utile ? Est-ce un relais de présentation en interne sur le SMQ ou de communication externe ?
Dans ce cas : conservez-le, rien ne vous l’interdit.
S’il n’avait pas cette fonction jusqu’alors : c’était bien dommage… zigouillez-le…
Hello !
Thaumasia, ta position est un peu passéiste si j’ose dire, il faut rentrer dans le présent du modèle de SMQ ISO 9001…
Je m’explique : dire que le « manuel qualité » n’est plus requis par la norme ISO 9001 c’est continuer à en parler comme d’un document significatif, c’est vaguement sous-entendre que ce manuel serait tout de même en question d’une manière ou d’une autre dans une exigence de cette norme. Or ce n’est pas du tout le cas.
Il faut donc que les Qualiticiens actualisent leur logiciel. Pourquoi continuer à se poser la question de l’existence voire de l’utilité d’un manuel Qualité ? Comme si ce manuel continuait à être une référence à exploiter ou une question à se poser. Stop ! contrairement à ce que tu dis la question n’est surtout pas « le manuel Qualité vous est-il utile ? »
Il faut rétablir la réflexion dans le bon sens. Maintenant en matière de SMQ il faut, sans idées préconçues, identifier les besoins de l’entreprise justifiant vraiment l’établissement de documents dans son SMQ. Et pas sûr alors qu’un document s’impose de l’ordre de feu le sacro-saint sus-nommé « manuel Qualité » comme l’exigeait ISO 9001 par le passé…
Personnellement je suis plutôt un pro des SMS&ST, voire des SME, et dans ces domaines nous n’avons jamais eu besoin d’un « manuel E ou S&ST ». Qualiticiens oubliez le « manuel Qualité », il appartient au passé, il est obsolète même au yeux de l’ISO 9001 !
A+
PS, une remarque parallèle pour enfoncer le clou : quand on parle de l’ISO 9001 pas besoin de mentionner son millésime en fait, on parle forcément de sa version actuelle par défaut, c’est la seule qui nous intéresse sur le plan opérationnel dans nos entreprises. Cette remarque souligne mon message : si j’exploite le modèle ISO 9001 en l’état, je ne suis pas amené à me poser la question de l’utilité d’un « manuel Qualité » pluique il n’a aucune mention, définition ou exigence dans cette norme.
Hello itou
Oui, vous avez absolument raison ! Et j’adhère…
Il peut y avoir des positions passéistes, des réactions qui le sont tout autant et des sirènes qui chantent haut et fort que d’abandonner les choses qui ne servaient pas est faire preuve de bon sens. Je vous rejoins entièrement.
Mais… depuis des années, certaines et certains ont largement dépassé la simple exigence pour s’approprier des dispositions et en faire des supports utiles.
Mon propos n’était donc pas passéiste dans le sens ou : si votre manuel vous convient (attention, il y a « manuel’ et « manuel » bien évidemment), qu’il vous « sert » à quelque chose d’utile, rien ne vous conduit à le supprimer. Ce serait aussi absurde que de dire qu’il est passéiste avec, en sous entendu, le fait que vous l’avez maintenu, « supporté », alors qu’il ne vous était pas utile a autre chose que de répondre à une exigence d’un référentiel jusqu’alors…
Non… vous n’auriez pas fait une telle chose… non ?
Qualiticiens de tous poils : ne considérez pas que la norme est un absolu dont il ne fait pas se départir. Faites ce qui vous semble « utile », « intéressant » et vous correspondant. Et ne rougissez pas de conserver ce qui l’a été, et le sera encore…
Enfin… c’est mon avis
(suite d’un échange intéressant…)
Thaumasia, je crois que nous sommes assez d’accord sur le fond. Mais je poursuis pour ceux qui tiennent au « manuel Qualité » pour ce qu’il était sans trop savoir pourquoi…
Je repars de ta phrase « depuis des années, certaines et certains ont largement dépassé la simple exigence pour s’approprier des dispositions et en faire des supports utiles« . C’est admettre que l’utilité de l’ancienne exigence ISO 9001 d’établir un « manuel Qualité » n’était peut-être pas si manifeste et que certains avait alors dépassé cette disposition pour en faire qqchose qui leur était utile. Alors j’aimerais bien connaître cette utilité(s) passée « dépassant la simple exigence » du manuel Qualité, que pourtant tous les SMQ ont formellement satisfaite puisque c’était avant tout une exigence du modèle (avant d’identifier un besoin interne qu’il pouvait satisfaire).
J’oserais dire qu’à avoir été obligé de créer un tel « manuel » certaines et certains ont cherché à lui trouver une utilité pour justifier son existence autrement que pas par la seule disposition normative… Poussé par l’évolution de l’ISO 9001 mon propos est alors d’oublier provisoirement ce « sacro-saint » manuel Qualité et de s’approprier l’ISO 9001 sans s’occuper du passé : ISO 9001 exige explicitement quelques « informations documentées » et laisse à l’organisme l’initiative de leur ajouter toutes autres informations documentées qui lui semblera nécessaires à son SMQ… (NB à part la « politique » ISO 9001 n’induit aucun nom pour ces documents). La logique est donc d’identifier ces besoins avant de créer les informations documentées qui semblent nécessaires et non l’inverse. Du coup je reformule mon attente en : j’aimerais bien connaître ce besoin(s) actuel
« dépassant la simple exigence » du manuel Qualitépassant par une éventuelle information(s) documentée(s) que certains tiennent absolument à appeler « manuel Qualité (en maintenant l’ambiguïté de cette appellation)…Posée ainsi mon attente est totalement en phase avec l’ISO 9001 actuelle, sans la moindre scorie du passé appelée « manuel Qualité » (lequel n’a plus de justificatif de contenu) !
A+
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