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Bonjour a tous
toujours dans le domaine de la gestion documentaire, j’ai une préoccupation qui est la suivante:
En quoi la mise en place d’un système documentaire peut-il rendre une entreprise plus performante?
Bonjour, Lina,
La véritable question qu’il faudrait vous poser c’est :” en quoi la mise en place d’un système qualité peut-il rendre une entreprise plus performante ?”:
La question que vous émettez sur la documentation est sans doute bonne, mais elle ne se pose plus lorsqu’on a répondu “oui” à la question ci-dessus, la mise en place d’un référentiel de management général…implique l’adoption de la gestion d’un système documentaire qui est une exigence de la norme (17025 en ce qui vous concerne §8.3)!!
Vous devriez avoir vous même déjà des réponses à votre question…cherchez bien…comment avoir des règles communes, des pratiques homogènes, comment conserver le savoir faire, comment former le personnel, etc….
Bonjour,
Exactement…
Et c’est un piège dans lequel il est parfois facile de tomber : celui de considérer que chaque exigence doit apporter l’amélioration et la performance et que chacune doit être explorée à la loupe pour ne pas en dévier (ou l’interpréter outre mesure).
Ainsi, concevoir un système de management complet (le compléter par d’autres dispositions que les normes ne demandent pas si nécessaire) conférera cette faculté à votre système de management d’oeuvrer pour la performance de votre entreprise. Mais c’est un “tout”, c’est un ensemble de dispositions qui, mises ensemble, vont vous permettre de vous doter de ce système.
Par exemple : depuis leurs premiers balbutiements, les systèmes de management préconisent de formaliser ce qui, en l’absence de formalisme peut représenter un risque (risque de ne pas partager la même information ou manière de faire, risque de ne pas disposer de supports de communication adéquats, risque de ne pas avoir de référentiel évitant les dysfonctionnements ou la capacité à évaluer le bon fonctionnement…). Formaliser, communiquer et revoir ces informations documentées est donc un levier (parmi bien d’autres) de l’amélioration.
Mais, s’il n’est pas assorti de certaines précautions : le risque de produire des documents un peu partout, un peu n’importe comment, sans cohérence, sans but précis… va produire exactement l’inverse. Il est donc nécessaire de disposer d’une maîtrise de cette documentation qui va contribuer à solidifier le système de management dans son ensemble, à mettre des garde-fous là ou cela est nécessaire.
Cette “sensibilité” vous allez rapidement l’acquérir en déployant le référentiel.
Petit à petit : vous verrez que des connexions se font en permanence entre les exigences et qu’il est bon, progressivement, de vous faire une image, une construction de l’ensemble. Si cette image passe, au début, par analyser les exigences une par une : c’est très bien. Simplement, avec le temps, votre construction sera réellement efficace et réellement un outil d’amélioration lorsque vous les maîtriserez assez pour n’en faire qu’une seule vision emprunte de toutes ces exigences.
Cela fait un peu peur au début, mais vient très vite lorsqu’on y passe le temps, lorsque l’on construit, déconstruit parfois, un système de management, lorsqu’on l’audite, lorsqu’on l’échange en interne…
THAUMASIA_Academie a déclaré
Bonjour,Exactement…
Et c’est un piège dans lequel il est parfois facile de tomber : celui de considérer que chaque exigence doit apporter l’amélioration et la performance et que chacune doit être explorée à la loupe pour ne pas en dévier (ou l’interpréter outre mesure).
Ainsi, concevoir un système de management complet (le compléter par d’autres dispositions que les normes ne demandent pas si nécessaire) conférera cette faculté à votre système de management d’oeuvrer pour la performance de votre entreprise. Mais c’est un “tout”, c’est un ensemble de dispositions qui, mises ensemble, vont vous permettre de vous doter de ce système.
Par exemple : depuis leurs premiers balbutiements, les systèmes de management préconisent de formaliser ce qui, en l’absence de formalisme peut représenter un risque (risque de ne pas partager la même information ou manière de faire, risque de ne pas disposer de supports de communication adéquats, risque de ne pas avoir de référentiel évitant les dysfonctionnements ou la capacité à évaluer le bon fonctionnement…). Formaliser, communiquer et revoir ces informations documentées est donc un levier (parmi bien d’autres) de l’amélioration.
Mais, s’il n’est pas assorti de certaines précautions : le risque de produire des documents un peu partout, un peu n’importe comment, sans cohérence, sans but précis… va produire exactement l’inverse. Il est donc nécessaire de disposer d’une maîtrise de cette documentation qui va contribuer à solidifier le système de management dans son ensemble, à mettre des garde-fous là ou cela est nécessaire.
Cette “sensibilité” vous allez rapidement l’acquérir en déployant le référentiel.
Petit à petit : vous verrez que des connexions se font en permanence entre les exigences et qu’il est bon, progressivement, de vous faire une image, une construction de l’ensemble. Si cette image passe, au début, par analyser les exigences une par une : c’est très bien. Simplement, avec le temps, votre construction sera réellement efficace et réellement un outil d’amélioration lorsque vous les maîtriserez assez pour n’en faire qu’une seule vision emprunte de toutes ces exigences.
Cela fait un peu peur au début, mais vient très vite lorsqu’on y passe le temps, lorsque l’on construit, déconstruit parfois, un système de management, lorsqu’on l’audite, lorsqu’on l’échange en interne…
merci pour votre aide
Ericketraq a déclaré
Bonjour, Lina,La véritable question qu’il faudrait vous poser c’est :” en quoi la mise en place d’un système qualité peut-il rendre une entreprise plus performante ?”:
La question que vous émettez sur la documentation est sans doute bonne, mais elle ne se pose plus lorsqu’on a répondu “oui” à la question ci-dessus, la mise en place d’un référentiel de management général…implique l’adoption de la gestion d’un système documentaire qui est une exigence de la norme (17025 en ce qui vous concerne §8.3)!!
Vous devriez avoir vous même déjà des réponses à votre question…cherchez bien…comment avoir des règles communes, des pratiques homogènes, comment conserver le savoir faire, comment former le personnel, etc….
Merci du conseil
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