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Bonjour à tous,
je suis vraiment ravie de faire partir de ce groupe et j’espère que je saurai apporter de la petite expérience que j’ai, de la même manière que je vois se déployer plusieurs d’entre vous pour apporter des solutions à ceux qui sont dans le besoin.
Aujourd’hui j’ai un problème que j’ai toujours d’ailleurs eu et souhaiterais avoir quelques éclaircissements. je comprends que la mise à jour concerne soit la suppression, la modification ou l’ajout d’une information; Ce que je ne comprends pas c’est la relation entre la version et cette opération de mise à jour.
Faut il changer la version à chaque fois qu’on met à jour? Le changement de version est il fonction de l’importance de la mise à jour? Qui évalue cette importance?
comment se passe la mise à jour des formulaires? à chaque fois qu’on renseigne le formulaire ou à chaque fois qu’on modifie une donnée dans la trame?
Merci d’avance pour vos apports
Mariette
Bonjour,
Je vais partir du principe que tu parles dans le cadre de l’ISO 9001:2015
La Norme parle de « maîtrise des modifications (par exemple contrôle des versions) ».
En d’autres termes, comment t’assures-tu qu’en cas de modifications, les acteurs du système utilisent le document qui a été mis à jour (et donc en vigueur) et non pas la version précédente ?
Il y a plusieurs école, soit à la mise à jour de ton document, tu changes de numéro de version, soit (et j’avoue que je préfère ça) tu notes la date de modification, qui fera en quelque sorte office de numéro de version.
Quant à l’importance de la mise à jour, si effectivement c’est corriger une faute de frappe, je vois pas l’intérêt de changer de version. Par contre si le contenu change, si des infos sont ajoutées, ou autres, je vois pas comment ne pas « valider » cette mise à jour.
Attention de ne pas confondre formulaire et enregistrement ! Un exemple simple :
Un modèle de bon de commande = formulaire
Un bon de commande rempli et validé = enregistrement
C’est donc la modification de ton formulaire / de ta trame qui importe dans le cadre de la maîtrise documentaire. Si demain tu décides que noter l’adresse mail de l’acheteur est importante dans le bon de commande, tu vas modifier le formulaire (changement de version) pour que tes enregistrements (les prochains bons de commande) contiennent cette information.
Hello !
Mes réponses / ma pratique perso (relativement en phase avec celle de Delphine que je salue au passage) :
QQsoit l’ampleur de la modification (au sens large) d’un document… comment les utilisateurs sauraient-ils distinguer quel est le bon contenu « avant » et « après » sa modification pertinente…? Mais en identifiant sa « version »… parbleu ! La moindre modification de « sens » d’un document (même mineure) en constitue une nouvelle « version » à identifier clairement comme telle. Si la modification n’est qu’orthographique (ça ne change pas le sens du contenu) tu peux bien ne pas changer de version.
Moi je ne pratique pas un indice de version de type A, B, C… par exemple, mais j’utilise la date d’application du document (plutôt que la date de modification) directement dans le nom du fichier informatique lui-même. Je fais donc d’une pierre deux coups.
Idem pour les modèles d’enregistrement. Mais j’insère directement les fichiers des modèles d’enregistrement dans les fichiers des documents qui les prévoient. Un enregistrement a ainsi la même référence que son document porteur. Et une modification du document OU de son enregistrement change donc la version de leur référence commune.
A+
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