Maîtrise documentaire et indicateurs de performance

[Delphine]

Bonjour,

 

Dans la cadre de la préparation de ma revue de Direction et en tant que pilote du processus de Maîtrise Documentaire, je suis à la recherche d’un indicateur pertinent pour mesurer la performance de mon processus.

Jusqu’alors, je me contentais de mesurer le nombre de mise à jour de mes documents, mais on est plus dans du suivi et je voudrais vraiment aller vers une mesure de la performance mais je n’ai pas d’idée pour trouver un indicateur…

Pour décrire rapidement le fonctionnement de mon processus, je suis dans une société où les lieux de travail sont multiples (environ une cinquantaine) et non équipés d’ordinateurs et/ou de connexion au serveur où se trouvent les documents. Nous sommes donc contraints à une diffusion « papier » via des classeurs.

Le personnel consulte ces classeurs de temps en temps (c’est déjà pas mal) et me fait remonter directement des demandes de mises à jour des documents. A part si la mise à jour est importante, la diffusion reste annuelle.

 

Merci d’avance.

 

Delphine.

[majda24]

bonjour,

 

vous pouvez faire un planning de mise à jours et l’indicateur ça sera : respect du planning.

[Delphine]

Vu que les mises à jour ont lieu qu’une fois par an, je suis pas sûre que ce soit très pertinent.

Merci quand même.

[Anonyme]

Bonjour,

Vous pourriez avoir un indicateur de « justesse » de la réalité des documents par rapport au contenu de votre procédure de maitrise documentaire et du suivi de la diffusion des documents.

Exemples :

– si vous avez mis une durée de validité sur vos documents, est-elle respectée ? les documents sont-ils revus avant la date d’échéance ?

– quand il y a un changement de personne sur un poste, le nouveau a-t-il pris connaissance des documents le concernant ? (comme vous avez un système papier, y a-t-il un bordereau d’émargement ?)

– la version diffusée et valide est-elle bien celle en possession des intéressés et non pas l’ancienne version ?

Cordialement,

Emm@

[Delphine]

Bonjour,

J’ai opté pour la dernière partie de votre message. Je me suis construit un tableau de diffusion de documents sur Excel (colonne = points de diffusion, ligne = documents).

Dans chaque case est noté le numéro de version diffusé, j’ai également une colonne avec la version en vigueur pour chaque document. J’ai pu ainsi mettre en place un indicateur de « bonne diffusion » à savoir que 90% des documents diffusés doivent être ceux en vigueur. Je ne suis pas partie sur 100%, car j’ai toujours au moins un document en « attente » de diffusion.

Merci.

[melekmadridi]

Bonjour,

J’ai une question sur ce sujet: Est ce que la maitrise documentaire peut-elle etre un facteur pour la performance globale de l’organisation? et si oui, comment? et par quels moyens?

Merci.

[Auteur]

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