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, le il y a 10 années et 4 mois.
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Bonjour,
Je suis apprentie qualité dans une entreprise en démarche qualité ISO 9001. Il existe 15 procédures mises en application. mais personne ne les connaissent et personne ne les utilisent.
Ma question: est ce que tout le monde au sein de l’entreprise doit prendre connaissance de toutes les procédures qui existent ou doivent seulement savoir ceux qui leur sont nécessaires pour leur activités?
Je compte faire une fiche de lecture des procédures pour que tout le monde puissent prendre connaissance des procédures.
Merci d’avance
Sara
Bonjour,
Le chapitre 4 de la norme ISO 9001 te donne les indications nécessaires :
– « assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables ».
Il s’agit effectivement de t’assurer que les personnes aient à leur disposition les documents nécessaires à la réalisation de leurs activités. A toi de définir les points de diffusion de chaque document, la liste des documents nécessaires à chacun de ses points et faire en sorte que les personnes en prennent connaissance (dans le cadre d’audit de procédure par exemple).
L’idée des fiches de lecture ne me parait pas être la solution. Elle va te permettre de te garantir qu’ils l’ont lu mais risque de leur mettre dans l’idée que ces procédures sont des contraintes (comme faire faire une fiche de lecture à un enfant pour vérifier qu’il ait bien lu son livre, là ou un simple échange ou un petit commentaire oral suffit).
Personnellement je fonctionnerais de la sorte :
– en diffusant les documents (papiers ou informatique) faire le tour des équipes pour leur expliquer que de nouvelles procédures ont été mises en place.
– leur demander d’y jeter un oeil pour être sûre que ces procédures soient bien conformes à ce qu’ils font
– les faire participer en cas « d’écart », comprendre si c’est la procédure qui est mal écrite ou leur méthode de travail qui ne correspond pas. Provoquer la discussion.
– leur proposer de créer des documents répondant à leurs besoins et si création, bien insister à nouveau lors de la diffusion sur l’intérêt de vérifier qu’il n’y ait pas d’erreur (même si les documents sont revus avant validation, cela permet de les impliquer et de les intéresser)
J’espère avoir répondu à ta question.
Bonjour!
Merci beaucoup pour ta réponse. C’est vrai que c pas vraiment utile de faire une fiche de lecture mais les personnels ont tendance à nier qu’ils leur été transmis une procédure! du coût je me suis dit peut être que ça laisserai une trace….mais effectivement passer les voir un par un serait la meilleure solution. c’est vraiment dur de faire vivre la qualité!!
Oui c’est pas facile, dans mon entreprise j’ai une soixantaine de points de diffusion et c’est que du document « papier ». C’est difficile de maîtriser toutes les mises à jour mais d’un autre côté, m’être efforcée de les impliquer dès le début, me permet aujourd’hui d’avoir des dizaines d’yeux qui regardent si j’ai pas oublié un point de diffusion.
Tu ne pourras jamais « obliger » quelqu’un à lire un document s’il n’en a pas envie. Pour ceux là, prend le temps de leur expliquer que sans eux, tu ne peux pas savoir si les procédures écrites sont bien conformes car ce sont eux qui détiennent le « savoir ». Tu n’auras jamais 100% d’adhésion, mais si la majorité te suit, ça se passera très bien.
Essaie vraiment d’impliquer au maximum les équipes dès le début. Le temps que tu vas prendre au début sera du temps gagné plus tard.
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