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, le il y a 9 années et 8 mois.
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Bonjour,
Je construis actuellement le Système de Management d’une toute nouvelle entreprise, et travaille en ce moment, plus particulièrement sur la gestion de notre système documentaire.
Nous possédons un outil de gestion électronique documentaire (qui assure un n° d’indexation unique, les montées d’indices, l’archivage, la validation, la diffusion, ainsi que la consultation exclusive des derniers indices en vigueur). Le rêve !
Toutefois je me pose toujours des questions concernant la documentation satellite et/ou de proximité, je parle ici des documents/supports de travail que nos collaborateurs impriment et stockent dans leur bureau ou encore des documents qui se doivent d’être consultables dans leur version papier (par exemple les documents relatifs à la sécurité des personnes et des matériels en cas d’indisponibilité de notre GED)
Nos collaborateurs sont sensibilisés sur l’intérêt de consulter les documents sur notre GED mais nous ne pouvons évidemment pas les y contraindre…
Comment assurer le fait qu’ils utilisent la dernière version en vigueur ?
Comment se défendre devant un auditeur qui trouverait un document de travail papier dans sa version antérieure ?
C’est un vrai casse-tête !
Je vous remercie par avance des réponses que vous pourriez m’apporter
Melle Charlotte.r
C’est vrai que souvent, au début, chacun à ses propres documents et il est plus naturel pour la majorité d’entre nous de travailler avec une version papier (ou écrire). Je suis dans un cas similaire mais sans la GED et le plus compliqué sera de sensibiliser les gens à utiliser le logiciel de gestion et de vérifier constamment qu’ils n’ont pas de documents périmés (la date doit correspondre à la version).
Pour l’auditeur… hé bien déjà si il devait y avoir un tel document au fin fond d’un tiroir, il tombera forcément dessus. Mais encore une fois, si la date correspond à la version et que le papier es signé (ou n’importe quoi de nominatif) tu ne devrais pas avoir de problème.
L’un des points principaux restera de sensibiliser et de faire des vérification de temps en temps, ou bien faire de l’autocontrôle sur les documents qui changent.
dans un monde idéal :
posséder une liste de diffusion papier exhaustive et, lors de la mise à jour du document, diffuser les version papier de remplacement en s’assurant de la destruction des version périmées.
Très souvent:
Une mention sur le document informatique en page de garde indiquant que seule la version informatique présente sur la Gdoc est à jour et fait foi.
Des contrôles lors des audits
Hello !
Même précaution que Shawar : mentionner bien visible dans les documents que seuls les documents en ligne font foi… Mais par contre je ne crois pas à une liste de diffusion exhaustive pour vraiment maîtriser les documents papiers, même dans un monde idéal (il y a toujours qq’un pour croquer la pomme…) sauf peut-être à déployer en // des technos de documents non imprimables.
Sinon à la question « Comment se défendre devant un auditeur qui trouverait un document papier dans sa version antérieure ? » je réponds qu’on ne peut pas…
A+
Merci pour vos réponses !
Je vais suivre votre conseil et indiquer cette fameuse mention
» class= »spSmiley » />PS : à la limite (notamment des limites matérielles comme le nombre de pages des documents…) on peut penser certains documents opérationnels et synthétiques (mais « non-photocopiables ») pour les exploiter en mode « affichage physique » sur les postes de travail (dans des classeurs muraux dont on peut tourner les pages par exemple)…
Avec un plan de ces points d’affichage matérialisés et fixes on peut gérer un affichage à jour de certains documents opérationnels (j’ai ai eu l’expérience à l’heure près pour des specifications de production affectées à des postes-machines). Cette diffusion papier limitée à des documents de travail terrain est bien plus légère et jouable qu’une diffusion papier de tout un système SM à de nombreuses personnes…
Polo a déclaré
je ne crois pas à une liste de diffusion exhaustive pour vraiment maîtriser les documents papiers, même dans un monde idéal (il y a toujours qq’un pour croquer la pomme…) sauf peut-être à déployer en // des technos de documents non imprimables.Ce procédé fonctionne sur des structures de taille modeste ou très peu de personne on accès aux postes informatiques/imprimantes et encore moins aux répertoires de Gestion doc (j’ai expérimenté cette méthode sur des industries de – de 20 personnes). Mais le risque de « raté » (ou pire, de ver dans la pomme) reste malgré tout présent.
Pour éviter les écarts de version documentaire lors des audits, il n’y a pas beaucoup d’autres solution que la chasse aux papiers périmés dans tous les bureaux peut de temps avant le passage de l’auditeur. C’est d’ailleurs une pratique à encourager pour limiter le risque d’emploi de document induisant en erreur de part l’absence de mise à jour.
Polo, je te rejoins sur la facilité de gestion et la plus-valus qu’apportent les points d’affichages matérialisés et fixes.
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