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Bonjour,
svp, comment maîtriser la diffusion des documents?
Est ce que c’est primordiale d’utiliser une fiche de diffusion dont les récepteurs signent? (Car c’est fastidieux)
Cordialement
Bonjour,
Quel est le besoin de ton entreprise ? Que les documents valides soient à disposition des utilisateurs ou que tu puisses prouver qu’ils en ont pris connaissance ? Quel référentiel, quelle(s) exigence(s) ?
c’est pour maitriser la documentation selon la norme ISO 9001 V 2015..
mais après ce que vous avez dit, j’ai bien compris que c’est selon le besoin.
C’est exactement ça, l’ISO 9001 n’exige pas de signature pour prouver la diffusion, elle demande que les informations documentées soient tenues à jour et disponibles, et ça c’est relativement simple quand les utilisateurs disposent d’un poste informatique (si tant est que l’ensemble des personnes concernées aient accès au serveur où sont stockés les documents), et un peu plus compliqué (mais gérable) quand y’a pas d’accès informatique.
En revanche, selon les besoins de ton entreprise, tu peux être amenée à leur faire signer une fiche si tu as besoin de prouver qu’ils ont eu l’information.
A toi de jouer.
Bonjour Hasna,
Il vous faut, à minima, définir un principe permettant :
– de vous assurer qu’un document a été revu et approuvé par les « bonnes personnes » avant diffusion
– de rendre accessible aux lieux et sous la forme adaptés aux utilisateurs
– d’assurer leur mise à jour en cas de nécessité
L’approbation peut effectivement être marquée par une signature (graphique ou numérique) ou simplement par la délégation à une fonction qualité (par exemple) qui s’assure de cette revue par les personnes concernées et qui, lorsqu’elle décide d’autorité de déposer un document dans le lieu de référence, vaudra pour validation par toutes les personnes concernées.
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