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Bonjour,
Un SMQ était déjà en place lors de mon arrivée (mais ne vivait presque plus), je suis restée sur l’organisation des enregistrements existant qui se basait sur un référencement avec des numéros des enregistrements. PLus j’avance et plus je me rends compte que c’est ingérable d’attribuer des numéros aux enregistrements.
Aujourd’hui l’ensemble des procédures que j’ai refaites portent dans l’item “documents associés” le numéro de l’enregistrement et son nom. Si je change mon mode de référencement des enregistrements, suis je obligée de refaire toutes mes procédures pour enlever les numéros ?
Je vous remercie
Hello !
Bin oui… sinon ça cloche…
Suggestion : dans les “procédures” dire simplement d’enregistrer telle chose en renvoyant à la “procédure” de gestion documentaire qui, elle, liste les “enregistrements” existants (noms et références). Ainsi tu n’as qu’une procédure à actualiser quand des enregistrements évoluent.
A+
Merci pour cette réponse.
Mon audit est en septembre, suis je obligée de refaire l’ensemble des procédures ? Ou juste celle concernant la documentation et refaire au fur et à mesure les autres..
Merci.
Revoir toutes tes procédures d’ici l’audit pour changer la référence des enregistrements, c’est effectivement beaucoup de boulot pour pas grand chose. Le risque de se tromper de documents existe-il réellement ?
Si ta procédure fait référence à un enregistrement type “ENT-M1-FOR 1 – Formulaire de demande de stylos” et que tu veux transformer en “Formulaire de demande de stylos”, le risque de se tromper est assez faible. Si tu passes de “ENT-M1-FOR 1” à “Formulaire de demande de stylos” ça sera probablement plus compliqué à s’y retrouver.
A ta place, une ligne dans ton plan d’actions :
Modification de la procédure de gestion des enregistrements -> Modification du référencement -> Mise à jour des procédures au fur et à mesure de la veille documentaire.
Si pas de risque de confusion, je pense pas que ton auditeur te cherchera là-dessus.
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