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Bonjour à tous,
Etant nouveau sur ce site ( et dans la profession), je remercie son créateur et ses contributeurs pour leur efficacité dans leur réponse. Ce qui m’amène à vous livrer la problématique qui m’anime.
Actuellement en charge de faire passer un SMQ “light” v2008 à la version 2015(tout en restant très léger), je me pose quelques questions sur le chapitre 4:
Plus particulièrement sur le 4.1 et 4.2 : il est indiqué que “l’Organisme doit surveiller et revoir les informations relatives à ces enjeux externes et internes(4.1)/à ces parties intéressées et à leurs exigences pertinentes(4.2)”
Apres mes recherches j’ai pu constater qu’il a un consensus commun de la profession pour dire qu’un SWOT et qu’une Matrice de Porter pour le 4.1 ainsi qu’une cartographie des parties intéressées (4.2) avec leurs exigences sont très bien pour répondre aux exigences.
Seulement dans l’annexe 6 (dernier paragraphe) il est indiqué qu’il “n’est pas exigé que ces informations soient documentées. Dans de telles situations, l’organisme peut décider s’il est, ou non, nécessaire ou approprié de tenir à jour des informations documentées.”
Vous avez peut-être déjà compris mon interrogation, comment assurer à l’auditeur que nous avons déterminés les enjeux et leurs influences, ainsi que les parties intéressées et leurs attentes, si l’on a pas d’informations documentées pour preuve (et surtout comment prouver que nous les surveillons et les revoyons).
Merci d’avance pour vos réponses,
Dans l’attente de vous lire,
Cordialement.
Ned
Bonjour Delphine,
Merci de ta venue
Les décisions stratégiques sont prise par la maison mère a qui nous délivrons une partie de nos produits&services finis, les décisions tactiques (plus ponctuels) sont prise par le directeur du service/entité en relation avec le DG.
Pour information complémentaire : l’entreprise à plusieurs activités bien distinctes (donc une direction indépendante pour chacune chapeauté par le DG et seulement un des services/activités se fait certifié [les services supports RH, Finance sont déjà pris en compte dans le SMQ])
En espérant que vous y voyez plus clair.
Cordialement
Je pensais plus aux décisions liées au SMQ.
Pour ce type d’exigences, j’ai opté pour un moyen simple : la revue de Direction.
Dans les données d’entrées de la revue de Direction, tu as :
– les modifications des enjeux externes et internes pertinents pour le système
– la satisfaction des clients et les retours d’information des parties intéressées pertinentes;
Elle me semble donc parfaitement appropriée pour prendre ces décisions et les tracer sans “alourdir” ton système.
Les décisions liées au SMQ sont prises par le “leadership” direct du SMQ (donc la direction) qui prend toute la responsabilité du SMQ selon la v2015. (il n’y a pas de Responsable QSE)
Je suis bien d’accord pour dire que la revue et la surveillance se font au moment de la RDD (c’est d’ailleurs ce que je vais faire en l’incorporant aux données d’entrée), mais comment prouver qu’on les a déterminer si on a pas de trace (attentes des PI et enjeux ext/int et influences) ?
Ma crainte est que l’auditeur se dise qu’on a vu ça en 2min la veille pour le lendemain histoire de faire bien le jour de l’audit… tout en le mettant dans la trame de la RDD pour lui faire “plaisir”… alors que dans les faits on ne s’en préoccupe pas ou pire on les oublie.
Merci d’avance
Lors de la RDD, tu dois parler des parties intéressées et des enjeux, rien ne t’empêche de les déterminer pour ta première revue de direction version 2015. Quitte à ajouter une analyse annexe si ça peut te rassurer.
Si effectivement ton entreprise ne tient pas compte des parties intéressées et des enjeux lors de la revue, cela risque de se ressentir durant l’audit. Mais si c’est une réelle donnée d’entrée, il n’y aucune raison que l’auditeur te demande plus.
Par exemple : une entreprise dont le métier serait de fabriquer des pantalons qui ne tiendrait pas compte que la masse corporelle (et donc la teille) évolue. On en parle en revue de direction, mais on ne fait rien dans les ateliers de fabrication pour s’adapter, là clairement l’auditeur est en droit de se poser des questions. Mais si suite à votre RDD, vous modifiez votre catalogue de tailles, je ne vois comment l’auditeur pourrait dire que vous ne prenez pas en compte les enjeux externes (ou que vous en avez juste parler en RDD pour lui faire plaisir).
Je ne sais pas si je suis claire, mais le fait d’en discuter en RDD doit donner lieu à des actions (si cela est nécessaire). C’est plutôt le manque d’actions derrière qui pourrait faire tiquer un auditeur.
Bonjour,
je vais compléter vos réponses et vous apportez mon point de vue compte tenu que nous avons été audité en novembre dernier sur la nouvelle version.
Il est vrai qu’il est fait mention dans les paragraphes 4.1 et 4.2 d’informations à ne pas confondre avec informations documentées (nouveau terme remplaçant enregistrement, procédure…) mais ces deux points sont repris dans le paragraphe sur la revue de direction qui elle demande une information documentée donc une preuve sur le support que l’on souhaite.
L’un dans l’autre, tu montres bien à travers ta revue de direction que tu as pris en compte le paragraphes 4.1 et 4.2 et que ceux-ci sont bien surveillés et revus régulièrement.
Il ne faut pas lire les chapitres et les paragraphes comme des morceaux à part entière, ils sont tous liés les uns aux autres et on doit retrouver un enchainement qui montre que le norme est comprise et appliquée.
Voici le cheminement que j’ai suivi:
– Prise en compte du contexte via un SWOT
– Identification des partie intéressées et de leurs attentes pouvant générer un risque
– Identification des processus à risque
– Analyse des risques pour déterminer ceux sur lesquels travailler en priorité
Ce travail préparatoire t’amène à la réalisation de ta revue de direction et la rédaction de ta politique qualité
=> Revue de Direction
=> Politique Qualité faisant apparaitre les risques non pas en tant que tels mais sous forme d’opportunité et de levier (point de vue positif)
Ce qui amènera à l’établissement d’un plan d’actions…
Si ce travail est réalisé, l’auditeur ne peut que être satisfait car tu auras démontrer que tu as compris la norme: “aujourd’hui je ne suis plus seul dans ce monde et il existe un environnement autour de moi qui influence mon travail.”
“Il ne faut pas lire les chapitres et les paragraphes comme des morceaux à part entière, ils sont tous liés les uns aux autres”
Très juste Alex, cette interdépendance et/ou interaction entre les éléments d’un “système” est une caractéristique essentielle de la notion de système qu’il soit “de management” ou pas.
A+
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