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, le il y a 10 années et 3 mois.
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Bonjour,
Suivant l’ISO 9001:2008, concernant l’exigences relatives à la documentation, je ne trouve pas une exigence relative à la diffusion des documents, et je trouve une difficulté à gérer les diffusions.
Quelqu’un peut m’aider ? Actuellement je fais des fiches de diffusion par responsable mais j’arrive pas à le gérer suite aux modifications d’indices.
Des recommandations SVP ?
Cordialement,
Y.
Dans le 4.2.3 Maitrise des documents, on te demande de t’assurer
– que les documents soit approuvés avant diffusion
– de la disponibilité des documents applicables sur les lieux d’utilisation
– qu’ils restent lisibles et identifiables
Je trouve que ça donne déjà quelques indications pour la diffusion.
Qu’appelles-tu une fiche de diffusion et quel est le problème exact avec tes numéros d’indice ?
Bonjour,
Merci pour la réponse. En fait, je fais une fiche de diffusion par responsable, qui contienne les documents diffusés avec son indice de diffusion. De cette façon, quand il y a une mise à jour sur un document, je dois regarder les fiches de diffusion et remplacer le nouveau document par l’ancien.
Exemple: Une NC que j’ai eu lors d’une audit de certification: l’auditeur a trouvé une feuille d’instruction dans un classeur d’un contrôleur qualité, cette instruction n’est pas à jour. Alors que moi j’ai pas assuré cette diffusion, et le contrôleur a juste pris il y a longtemps une copie d’une ancienne instruction. et n’a pas pris la nouvelle après changement d’indice.
Merci
Quand ce n’est pas toi qui gère la diffusion et qu’elle est sous format papier, c’est super difficile d’être certain que c’est bien la dernière version que les opérateurs ont.
Cela fait 3 ans que nous sommes certifiés, et je retrouve encore des documents qui ressortent de je ne sais où avec les logos d’anciennes sociétés alors que j’avais fait un grand nettoyage à mon arrivée.
Tu peux essayer de mettre en place des « audits documentaires », tu choisis des postes de travail au hasard et avec ta fiche tu notes le nombre de NC. Tu peux ensuite en sortir un indicateur pour responsabiliser tes responsables à l’intérêt de surveiller la diffusion. Je sais pas si c’est l’idéal, mais peut-être qu’avec ça ils se rendront compte de leurs erreurs et du temps que tu perds.
Chez moi je gère l’ensemble de la diffusion, de la validation jusqu’à sa mise en dispo et le remplacement éventuel des documents périmés. C’est super fastidieux mais je n’ai pour le moment pas le choix.
Désolée de ne pas pouvoir t’aider davantage, peut-être que d’autres forumeurs auront mieux à te proposer.
La seule solution idéale que je connaisse c’est de la diffusion sur une bibliothèque intranet mais là encore impossible d’être certain que des versions imprimées et périmées ne trainent pas un peu partout.
Très bien comme méthode les « audits documentaires » je vais surement la tester ! ou aussi bien contrôler les documents utilisés lors des audits internes.
Merci beaucoup pour ton aide !
Il y a aussi une autre manière de faire, à condition que les documents existent sous forme informatique et qu’ils soient accessibles de cette manière par tous ceux qui en ont besoin : mise en place de règles de fonctionnement du type :
– L’impression d’un document est possible pour des raisons pratiques, ou en cas d’absence d’accès informatique, mais la référence reste le document actif sous forme informatique.
– La version du document diffusé doit être appliquée.
– Si la version n’est pas efficace ou adaptée, elle doit être modifiée, mais le document en cours d’application continue à être valide tant que la nouvelle vers ion n’est pas diffusée.
Et bien sûr, ne pas oublier d’inscrire ces règles dans la procédure de maîtrise des documents
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