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Bonjour, je me nomme Zack et je suis un novice en matière de qualité. En effet je viens d’obtenir un poste de responsable QHSE dans un structure de BTP et prestations de services diverses. Je suis chargé de lancer l’implémentation d’une démarche QHSE sur la base de la norme ISO 9001v2015 et du référentiel OHSAS 18001v2007.
Il a été mis à ma disposition un manuel de procédure par le cabinet qui nous accompagne (partant des services d’accueil à la direction générale en passant par les procédures de la direction technique) ;
ma question est de savoir si je dois en extraire toutes les procédures et les réécrire ? parce qu’elles ne sont pas codifiées… Soit je dois les utiliser comme telle. Du moins qu’est ce que la norme préconise ?
merci d’avance.
Hello !
Les normes de SM n’exigent pas, et n’interdisent pas, qu’une entreprise passe par un prestataire pour se faire conseiller et se faire aider dans son projet de structuration et de fonctionnement d’un SM… Qu’importe que ton kit documentaire vienne d’ici ou de là, ce qui importe surtout c’est que ces documents soient conformes aux exigences des modèles de SM choisis (en fond et forme* !) et qu’ils soient adaptés à ton entreprise. A toi de voir si le kit en question colle à ces deux caractéristiques et de les approprier à ton entreprise selon besoin (adaptation, complément, simplification, précision…).
* la moindre des choses c’est d’enlever l’éventuel logo du prestataire et d’y mettre celui de l’entreprise.
A+
PS, deux remarques :
– Inutile de préciser le millésime des normes que tu utilises pour monter un SM, personne je pense n’aurait l’idée de prendre pour modèle une version précédente (annulée) de ces normes.
– La norme de SMS&ST que tu mentionnes est une norme britannique, sa vraie référence est BS OHSAS 18001. Cette norme est sur le point d’être annulée compte tenu de la publication d’ici 3-4 mois (?) de la norme ISO 45001.
ok. merci… »ce qui importe surtout c’est que ces documents soient conformes aux exigences (fond et forme* !) »…en ce qui concerne la forme, comment suis-je censé m’y prendre ? il y a pas de codification ?
(suite)
Concernant la forme et le fond de tes documents, il faut que tu remontes aux exigences de fond et de forme des « informations documentées » de tes normes de référence. Et tu verras bien ce qu’elles te demandent de l’ordre de leur éventuelle « codification »…
Zack Ameil a déclaré
Bonjour, je me nomme Zack et je suis un novice en matière de qualité. En effet je viens d’obtenir un poste de responsable QHSE dans un structure de BTP et prestations de services diverses. Je suis chargé de lancer l’implémentation d’une démarche QHSE sur la base de la norme ISO 9001v2015 et du référentiel OHSAS 18001v2007.Il a été mis à ma disposition un manuel de procédure par le cabinet qui nous accompagne (partant des services d’accueil à la direction générale en passant par les procédures de la direction technique) ;
ma question est de savoir si je dois en extraire toutes les procédures et les réécrire ? parce qu’elles ne sont pas codifiées… Soit je dois les utiliser comme telle. Du moins qu’est ce que la norme préconise ?
merci d’avance.
Oui oui
Tu dois codifier tous les documents (enregistrements, fiches processus, procédures, instructions de travail,…)
Bonjour Zack,
A mon tour, le me permets d’ajouter un éclairage à votre situation et votre question.
Les kits documentaires ?
Prudence… c’est considérer que l’écrit en premier permet de déployer et gérer une démarche, qu’elle soit qualité, sécurité ou autre. Un recueil de procédures ou de supports est un guide, des exemples tout au plus. Cependant, hormis des dispositions « génériques » (les audits internes par exemple), il y a peu de raisons qu’elles soient parfaitement applicables à votre structure ou votre contexte.
Néanmoins : c’est fait
vous avez ce kit.J’oserai écrire que les meilleurs conseils alors pour en connaitre le mode de déploiement, ce sont les « vendeurs » de ce kit. Il serait légitime de leur demander (si cela n’est pas spécifié dans le kit lui même) quels sont les précautions de déploiement de leur outil.
En cas de doute sur certains de ces composants : publiez-en des extraits sur ce forums et nous seront, visiblement, nombreuses et nombreux à vous donner notre avis (en demeurant prudent sur la confidentialité et le copyright éventuel de ces éléments).
Concernant la gestion de ces documents, si le kit est bien fait et même si cela n’est plus exigé, il devrait y avoir « quelque part » les principes de gestion des (de ces) supports.
Dans le cas contraire, voici le minimum à considérer :
– les utilisateurs des documents, et vous, devez être capable, à tout moment dans votre système de management, d’identifier la version en vigueur d’un document (quelle est la version applicable ? le document que j’ai sous les yeux est-il le dernier ?…). Pour cela, une identification (un titre déjà), une version (que cela soit une date ou un indice) et un principe de recolement sont nécessaires (par exemple : mettre les seules versions applicables à disposition dans un endroit/portail identifié, gérer les mises à jour par diffusion, retrait des anciens…)
– dans votre système de management, les documents que vous mettez à disposition doivent être revus par les personnes intéressées. Ces personnes sont très souvent le(s) expert(e/s) du domaine qui se portent garants de la conformité de « la chose », le(s) responsable(s) hiérarchique(s) et/ou pilotes de processus (s’il y en a) qui acceptent de fait que des ressources soient allouées pour appliquer ces dispositions (cela peut aller jusqu’à la Direction), la Fonction Qualité/Sécurité/… qui valide la cohérence des dispositions par rapport au système existant (par exemple : visa, retour de mail du ok, validation lors d’une revue spécifique…)
– lors de la mise à jour de ces dispositions, il faut assurer que les nouvelles versions remplacent bien les versions précédentes et que les utilisateurs en aient connaissance (par exemple ce qui a été décrit au premier point : diffusion et remplacement, portail n’assurant que l’accès aux documents en vigueur…)
– à la création d’une « information documentée » devant servir d’enregistrement, il est également nécessaire de définir quels seront les modes de gestion de ces documents une fois remplis (lorsqu’il « seront » des enregistrements) : qui, quand, où et combien de temps seront-ils classés ? Archivés ?…
– pour finir, comme l’a précisé Henri : si vous disposer d’une charte graphique, il apparaît logique de l’appliquer à ces documents qui, outre le fait qu’ils proviennent d’un kit, devraient légitimement devenir votre propriété ainsi que des éléments à part entière de votre système de management.
Voilà pour les grandes lignes…
INFO AUX PARTICIPANT(E)S A CE POST : il migrera dans la section « Management de la qualité » ce week-end, c’est « un peu » plus sa place.
Hello !
Christel, d’où tiens-tu que les documents d’un SMQ ISO 9001 ou d’un SMS&ST BS OHSAS 18001 doivent être « codifiés » ? Peux-tu localiser les exigences respectives de cette « codification » dans les référentiels visés ?
Thaumasia, cette discussion a autant de raison d’être dans le forum « S&ST » que dans le forum « Q », ou n’a pas plus de raison d’être dans le forum « Q » que « S&ST (cher lycée de Versailles). Autant la laisser là où son auteur l’a lancée (faute peut-être de disposer d’un forum nommé « SMI » par exemple ?).
A+
Ok Henri.
Simplement, il me semblait que le trouver dans « les règles d’utilisation du forum » était moins sa place que dans les deux autres.
Mais pas de souci : on le conserve bien au chaud ici.
A l’avenir, dès publication d’un nouveau post, nous seront vigilant(e)s à l’adresser au bon endroit tout de suite.
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