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, le il y a 7 années et 1 mois.
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Bonjour,
je viens de commencer mon travail étant resp.qualité (premier job) et je dois diffuser les procédures et documents associés, ma question est banale mais je dois la poser.Lors de la diffusion je vais donner des copies autorisées à chaque responsable concerné par la procédure, mais concernant les documents associés (fiches, bons…) dois-je leur donner juste une copie autorisée et c’est à eux d’en faire les copies nécessaires pour le travail??
merci d’avance
Bonjour Najwa,
Tous tes documents doivent être référencés, afin de faciliter la gestion des versions et de maîtriser les copies. Une fois que tes documents ont été approuvés, les copies d’instructions, d’enregistrements et de procédures sont autorisées par les responsables de services. Cependant tu dois veiller à ce que les anciennes versions de tes procédures ou enregistrements soient bien supprimées physiquement et informatiquement sur les PC et postes de travail de chacun, dès lors qu’une nouvelle version est effective. Toi seule doit garder en archives les versions obsolètes.
En espérant avoir répondu à ta question,
Marine
Hello !
Avec l’informatique on peut facilement gérer la dispo électronique des documents « actuels » pour tous ceux qui en ont besoin et ne pas être obligé de gérer des « copies autorisées ». Chaque document électronique comporte une mention du genre « seule la version en ligne de ce document fait foi ». Chacun peu se faire telle copie de travail d’un document qu’il lui est utile d’avoir en main et imprimer autant de « fiches, bons… » dont il a besoin. A charge du gestionnaire des documents de gérer l’évolution des documents « actuels » dans la base informatique (déposer telle nouvelle version d’un document en retirant sa version précédente) et d’en avertir le réseau. Et chacun est responsable de ne plus utiliser sa version papier antérieure d’un document électronique qui vient d’évoluer dans la base.
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