Des questions sur la liste de diffusion, le manuel qualité et la procédure gestion documentaire

[fd]

Bonjour
1- une liste de diffusion est-elle obligatoire dans le manuel qualité si tous nos documents sont numériques et disponibles dans un seul répertoire connu de tous les collaborateurs ?

2- le manuel qualité doit-il être signé par la direction de l’entreprise ?

3- procédure gestion documentaire ? peux-t-on rattacher cette procédure au processus [amélioration continue] ? A quel processus est-ce généralement rattaché ?

merci de vos lumières,

 

Fred.

[Hassen]

Bonjour Fred,

Il est nécessaire de mentionner succinctement, la liste ds processus clés définis dans l’approche processus et leurs interactions et de décrire comment sont maîtrisés au sein de l’entreprise (Ex: citez les procédures mises en place)

Et oui le manuel doit être validé par la direction 

La procédure peut être définie dans le processus clé  de la mise en place du SMQ relative à l’étape définition du système documentaires (manuel, procédure, fiches d’identité processus etc.. )

il reste qu’il faut peut être m’expliquer les processus que vous avez définis dans le volet MQ pour que je puisse apporter plus de précisions ?

J’espère vous avoir apporter les lumières que vous cherchez

A votre service si besoin

Hassen  

 

[fd]

merci pour vos réponses.

 

Les processus sont par catégorie :

support : RH et Infrastructure

réalisation  : Projet (conception, réalisation, intégration) (développement informatique) et Exploitation

Pilotage : Pilotage/Management

Amélioration : Amélioration Continue

 

important : c’est une société de 10 personnes!…

 

Donc pour l’instant, la procédure gestion documentaire est rattaché au processus Amélioration Continue.

 

et votre avis sur la liste de diffusions ? obligatoire ou non ? sous quelle forme ? pour l’instant nosu avons juste écris que tous les documents sont accessibles à tous sur un portail qualité.

 

merci pour vos lumières,

Fred.

[fd]

– liste de diffusion ? est-ce obligatoire dans le manuel qualité ? car je n’ai pas vu que c’était écrit dans la norme.

– manuel qualité validé par la direction : ça veut dire qu’il faut l’imprimer, le faire signer et le scanner si on le veut sous forme numérique ?

 

merci de votre aide,

 

Fred

 

[Anonyme]

Fred,

1. Liste de diffusion : je déconseille car pas utile dans les faits et trop de risque de ne pas gérer les versions auprès des personnes ou groupes identifiés. De plus ce n’est pas une exigence normative.
2. Validation du MQ : la norme ne précise pas que la direction doit valider / approuver le MQ. Le RQ pourrait, dans l’absolu, avoir l’autorité de valider ce document.

Pour les modalités d’enregistrement de la validation, tu poses là une question intéressante qui « hante » les RQ !

Soit, vous disposez d’une GED (gestion électronique des documents) et là, l’approbation se fait électroniquement en fonction des droits accordés aux utilisateurs connectés.

Soit, vous gérez ça à l’ancienne (papier) et là deux solutions :

• celle que tu évoques : imprimer, signer et scanner les documents
• une autre solution plus opérationnelle : tenir à jour une liste des documents applicables qui, elle, est signée par la direction valant ainsi approbation de toutes les versions qui y sont mentionnées. Du coup, les documents ne sont pas tenus d’être visés. En revanche, la liste des documents applicables doit être disponible et connue par les utilisateurs des documents, qui doivent s’y référer pour s’assurer de la pertinence des versions en leur possession.

Est-ce plus clair ?

[fd]

parfaitement clair.

merci bcp.

 

Fred.

 

[Bill]

Hello !

Remarques perso / ces diverses idées :

1- « Liste de diffusion : je déconseille car pas utile dans les faits et trop de risque de ne pas gérer les versions auprès des personnes ou groupes identifiés. De plus ce n’est pas une exigence normative » :

>> Je partage à 100% !

2- « Validation du MQ : la norme ne précise pas que la direction doit valider / approuver le MQ. Le RQ pourrait, dans l’absolu, avoir l’autorité de valider ce document » :

>> Il ne faut pas s’empêtrer dans le formalisme et la Qualité qualiticienne si j’ose dire. La simple disponibilité matérielle ou immatérielle d’un document dans l’entreprise ET un moyen de justifier son actualité en terme d’application suffisent largement (ex : une simple date en guise d’ « indice de version » et pouvoir le consulter dans un intranet ou dans un disque partagé sur le réseau). Quand au RQ pas besoin de se compliquer la vie / son éventuel rôle puisque le RQ n’existe pas dans la norme.

3- « Modalités d’enregistrement de la validation (« hantant » les RQ !) électronique ou à l’ancienne » (en imprimant, signant et scannant les documents, ou en tenant à jour une liste des documents applicables) » :

>> En amont de ma proposition point 2, et de loin le plus simple et le plus performant, c’est d’avoir un processus d’élaboration des projets de documents qui soit « étanche » (c’est-à-dire qu’il se fasse à l’intérieur d’un petit groupe des fonctions concernées, en affichant clairement la mention de projet, sans pouvoir créer de doute dans l’entreprise sur l’application ou pas de telle version provisoire qui s’échaperait). Alors le dispositif de simple disponibilité « publique* » des documents applicables dans l’entreprise, avec une référence générique et une seule date (celle de leur application) et l’outil de confirmation déjà évoqué fonctionne très bien. Si ce processus complet est décrit dans une procédure du SM, il n’est alors nul besoin sur chaque document applicable d’une série de noms et de dates préparatoires par exemple ou d’avoir une liste de validité ou de diffusion en plus, et la date d’application suffit comme « indice » et preuve de validité (c’est le plus « sensé »).

Bye.

 

[Auteur]

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