Bonjour,
Il y a plusieurs « moments » pour cela : lors de la description initiale, en n’oubliant pas que plusieurs versions peuvent s’avérer nécessaires d’avant d’obtenir un accord des participants sur une version raisonnables. Puis, lors des évolutions de structures, de prestations, de maturité au fur et à mesure des mois et années suivantes.
Si le « moment » est « la nécessité », celle-ci dépend de votre contexte. Pour cela, plutôt que d’en écrire des pages je vous conseille de regarder notre playlist (complète et gratuite faut-il le rappeler) sur la description des processus de A à Z, exemples à l’appui. Cela peut vous être d’une aide précieuse.
Bon courage