Comment suivre les révisions des procédures ?

[cherif5]

Bonjour,

 

je suis d’accord que la date de revision et les causes de la revision doivent figurer sur un autre tableau du documents pour connaitre la date d’appllication,mais pour  la tracabilité la date de création doit rester inchanger sur le cartouche de la premiére page du document ou la version evolue d’un rang(version 01,O2 ….)

 

merci

[Xeltom]

Hello,

Il me semble important de se rappeler que le tableau de suivi des modifications conserve l’information de création du document initiale. Dans ce cas, il est à mon sens essentiel de faire apparaitre en première page la date de création de la dernière version du document : celle finalement applicable. Donc, pour moi, cela engendre une meilleure compréhension et évite les équivoques dès la première page, au final le document est plus praticable (si je puis dire).

Cela dit, y a t il une exigence normative sur le sujet?

[Anonyme]

Re,

Voilà qui est dit de manière très claire Xeltom !

Au niveau des exigences normatives, il faut se référer au § 4.2.3 – Maitrise des documents, pour l’ISO 9001, dans lequel il est préciser, pour ce qui nous intéresse ici :

[…]

c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés;

d) assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables;

e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;

[…]

g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, et les identifier de manière adéquate s’ils sont conservés dans un but quelconque.

Au final, on ne retrouve pas d’informations sur comment faire, comme toujours dans les normes de management, mais sur le résultat attendu. En ce sens, la proposition de Xeltom me semble bien adaptée. Ce qui compte pour les utilisateurs du document n’est pas tellement de savoir quand a été créé initialement le document (si ce n’est pour la traçabilité dans certains secteurs : médical, aéronautique, etc…), mais bien de savoir depuis quand date la version en cours. C’est pourquoi cette information doit être facilement accessible sur le document.

[Bill]

Hello !

Xeltom, la date d’application d’un document est l’information essentielle d’un document (afin de savoir si c’est bien sa version en cours de validité par comparaison avec une source de référence). C’est pourquoi personnellement j’en fait carrément son « indice » (je n’utilise aucun autre indice de type A, B, C… qui est un type d’indice moins « riche »).

Et dans le cartouche de leur page de garde l’historique des dates de version de mes documents est « anti-chronologique » (je mentionne d’abord la dernière date d’application, puis dessous les dates précédentes en classement décroissant). De plus je ne date aucune autre éventuelle information (ex : je ne date pas la « création », c’est une information inutile / exigences normatives).

Enfin je ne pense pas que ce qui compte vraiment pour l’utilisateur d’un document soit de savoir depuis quand date la version en cours, mais bien plutôt de pouvoir s’assurer que le document est « valide » ou « applicable » au moment où il s’en sert. Et là le document tout seul ne suffit pas.

Bye.

[Auteur]

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