Comment codifier les fiches de suivi?

[Fatimazahra]

Bonjour tout le monde,

Je dois mettre en place l’iso9001 version 2015 et en premier temps mon boss demande une codification des fiches de suivi de chantier standards sachant que la qualité est un domaine totalement nouveau pour moi.

J’aurai besoin d’aide pour savoir comment procéder à cette codification.

merci d’avance

[Savlynn]

Bonjour Fatimazahra,

pour t’aider, j’aurais besoin d’un peu plus d’informations venant de ta part.

La codification est un mot assez large, il veut une codification par rapport à quoi? les natures des chantiers? les dates des chantiers? les Clients des chantiers?

Grosso modo comment sont détaillées tes fiches de suivi? (différentes parties abordées)

Ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autre, mais un moyen pour codifier un document pourrait être de lui trouver un texte mnémotechnique, pour ton cas, FSC ( les initiales respectives de Fiches, Suivi et Chantier) avec la date du chantier après ou avant

Cordialement

 

Savlynn

[Fatimazahra]

Merci beaucoup pour votre réponse,

bon mes fiches sont fixées par date d’échéance que chaque pointeur de chantier doit me les remettre dans une date précise ainsi qu’elles sont par section c-à-d celles relatives au matériel (consommation, efficience, location..), matériaux (approvisionnement et consommation), MO..

d’aprés les sujets de ce site, j’ai trouvé ce code « nom doc_type_chrono_version » mais je l’ai pas bien assimilé.

donc selon ton idée je peux opter pour FSC_Projet_Chrono_Date d’échéance???

Salutations

[Savlynn]

Donc, si j’ai bien compris tes fiches recensent les matériels, les matériaux utilisés etc. Ces données sont remplies par les pointeurs de chantier qui, à une date préalablement définie doivent te les remettre complétées.

Est ce bien cela?

Concernant l’idée FSC_Projet_Chrono_Date d’échéance, j’ai quelques questions:

le Projet désignera quoi? Son nom? Dans ce cas, il se peut que l’intitulé soit grand non?

le Chrono correspondra à quoi?

Peux tu donner un exemple explicite détaillé?

Sans cela,  je ne peux te dire si cela convient ou non.

Personnellement, je pense que je créerai un dossier FSC:

• avec en sous-dossier soit les différents clients (si c’est des clients régulier), soit les différents types de chantier . Par conséquent sur la codification du document il n’y aurait que le moyen mémotechnique et la date d’échéance

  • par exemple: FSC-13/1/17

OU

• Une codification avec le nom du client ou la nature du chantier puis le moyen mnémotechnique et ensuite la date d’échéance

  • par exemple: TOTAL-FSC-13/1/17 (pour le nom du client) ou INDUSTRIELLE-FSC-13/1/17

Evidemment le mot « TOTAL » ou « INDUSTRIELLE » est à modifié en fonction du secteur d’activité de ton entreprise

 

Je te donne un autre exemple mais appliqués dans mon entreprise:

10-FNC-2

• 10 correspondant au chapitre ou retrouver le document (informatique et papier)
• FNC étant les initiales du document
• 2 signifiant le numéro de la version

Libre à toi de créer la codification que tu souhaite, toutefois, attention à ce que la codification en question ne soit pas trop complexe , vous risqueriez d’en perdre plus d’un.

Cordialement

 

Savlynn

[Fatimazahra]

Merci pour vos suggestions Savlynn. Cela va beaucoup m’aider!!

Crdt.

[Henri]

Hello !

Fatima, qq remarques :

– j’imagine que l’établissement de ces « fiches de suivi de chantier standards » (FSCS) est défini par une procédure du SMQ. Moi je me servirais de la référence de cette procédure comme racine de référencement des fiches qui en découlent. Admettons que la référence de la procédure soit « Suivichantier » par exemple et qu’elle en soit à la 5ème version (disons que la procédure porte la référence « Suivichantier05 »).

– Ensuite comme chaque FSCS vise un chantier précis je me servirais du nom du client (par exemple ses 4 premières lettres ?) et du code postal du chantier pour identifier de manière unique le chantier visé. Pour un chantier chez DURAND dans la commune au code postal 42330 j’ajouterai DURA42330 à la racine précédente : « Suivichantier5-DURA42330 ».

– S’il y a une date limite de transmission d’une fiche respecter, par exemple 2017-02-10, je l’ajourerais volontiers aux termes précédents : la fiche de suivi du chantier DURAND situé dans la commune 42330 à rendre le 2017-02-23 porte l’identification « Suivichantier05-DURA42330-2017-02-10″… Cette référence est unique et elle a du sens.

– Tu peux simplifier selon les us et vocabulaires de ton entreprise (Suivichantier en FSCS ; réduire le millésime et utiliser le n° de semaine plutôt que la date du jour…) « Suivichantier05-DURA42330-2017-02-23 » peut devenir « FSCS05-DURA42330-17-07 ». 

– Si tu colles cette référence dans le nom informatique de sa version électronique (pdf, doc…) tu as peut-être intérêt à ce que les fiches soient tribale par date en priorité plutôt que par client. Alors il ne faut pas mettre la date en dernier : « FSCS05-17-07-DURA42330 ».

Mais tu peux varier à l’infini le référencement de ces fiches… Il n’y a aucune règle miracle.

A+ 

[Fatimazahra]

 Bonjour Henri,

Merci de vos remarques très claires.

Je me demande s’il est possible de me faire parvenir cette procédure du SMQ afin de l’utiliser comme référence.

Très bonne journée

[Henri]

(suite)

Le modèle ISO 9001 n’exige pas de « procédure de suivi de chantiers standards’… C’est semble-t-il le besoin et la pratique de ton entreprise. C’est donc elle qui détermine et documente cette pratique dans son SMQ.  

A+

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