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Bonjour à tous j’espère que vous allez bien.
Je viens vers vous afin d’avoir quelques conseils.
Pour vous situer dans le contexte, il y a un an j’ai fait une formation en alternance dans une entreprise ou j’avais pour mission de réaliser les procédures de l’entreprise. Chose qui a été débuté mais suite aux évènements que l’on connait tous n’a pas pu être terminé. Aujourd’hui, mon entreprise m’a embauché en CDD jusque septembre 2021. Au niveau des procédures j’avance assez bien et je pense les terminer pour Noel. Les procédures sous réalisées sous forme de logigrammes ce qui permet d’avoir un point de vue global de toute l’activité et les relations entre chaque service. Parmi ces actions (dans les procédures) il y a des modes opératoires qui vont venir expliquer en détail la suite d’opérations à réaliser pour une action.
L’objectif de ces procédures est de formaliser l’activité de l’entreprise afin d’obtenir certaines certifications (notamment l’ISO 9001:2015) et se positionner sur de nouveaux marchés.
Je sais que pour l’ISO 9001 il ne suffit juste de faire des procédures mais celles-ci sont quand même importantes. Quand les procédures seront terminées je vais consacrer plus de temps à cette démarche.
Au jour d’aujourd’hui les procédures ne sont pas forcément comprises par tous bien que j’explique du mieux possible. Donc pour ça j’aimerai réaliser un document qui explique en détail la gestion/création des procédures du début (création) jusqu’à la fin (archives). Je ne sais pas comment se nomme ce type de document et quelles seraient les différents axes (présentation, les différent niveaux de procédures, la création, l’archivage???). Si vous avez quelques astuces ce serait super.
Autre demande : je suis un novice dans cette matière (avant d’arriver en alternance je ne sais pas que le domaine de la qualité existait) j’ai donc appris un petit peu sur le tas mais beaucoup de choses me paraissent flous ce qui fait que pour l’instant dans mon entreprise je suis le mec qui fait les procédures et c’est tout. J’aimerais apporter autre chose à mon entreprise mais je ne sais pas quoi. En sachant que je ne maitrise pas grand chose en matière de qualité c’est compliqué pour moi. Je ne veux pas vous laisser penser que je veux griller les étapes en voulant faire pleins de choses mais j’ai encore 9 mois donc encore assez de temps pour faire mes preuves.
Autre petite demande : le rapport que j’ai avec les personnes de mon entreprise est plutôt bien mais il pourrait être mieux. Est-ce que vous aurez des petites astuces sur la manière de se comporter avec les gens ? Je suis quelqu’un d’assez timide qui a souvent peur de déranger quelqu’un et j’aimerai que ce soit mieux.
Bon voilà, j’espère ne pas avoir été trop bouillons dans mes explications… Je vous remercie d’avance et je vous souhaite une bonne journée.
Hello !
Quelques réactions à ton message pour toi Marco :
– Tu dis avoir été « en alternance » dans cette entreprise et être « novice dans cette matière »… peux-tu préciser dans quelle spécialité tu étais en formation en alternance ? Et dans quelle matière tu te dis novice ?
– Tu cherches un nom à un document expliquerait la « création/gestion des procédures » : pourquoi pas un titre du genre « procédure de création/gestion des procédures » (ou encore « processus de création/gestion des documents de l’entreprise », « maîtrise des documents de l’entreprise », etc…?).
– Pour avoir des idées sur les points clés d’un processus de création/gestion documentaire tu peux aller lire l’articles 7.5 des principales normes ISO de systèmes de management.
– Tu dis que « les procédures ne sont pas forcément comprises par tous » : si tu parles de la compréhension de ceux qui doivent les mettre en oeuvre ce n’est pas la rédaction du processus ci-dessus qui va l’améliorer. Ce serait plutôt d’élaborer des documents en question avec leurs utilisateurs qui permettra leur meilleure compréhension.
– Pour ce qui est ta manière de te comporter dans ton collectif de travail, je ne peux rien t’apporter en aveugle…
A+
Merci pour ton message Henri
– j’ai fait une licence gestion des risques industriels donc j’ai vu durant cette année l’aspect sécurité industriel, chose que je ne fais pas dans mon entreprise car pour l’instant je ne suis pas en mesure de m’occuper de ça de par mon manque d’expérience (oui ça peut paraitre étrange).
– oui c’est pas mal, je verrais par la suite.
– chaque procédure est réalisé par moi et le responsable du service (à savoir que je suis dans une petite entreprise ou la majorité des services sont composés d’une ou deux personnes). Chaque procédure est approuvée donc elles sont comprises par chacun, là dessus il n’y a pas de problème. Le seul problème que les gens ont avec les procédures c’est qu’elles sont hiérarchisées à différents niveaux et ont une codification. Donc ce qui est incompris ce ne sont pas les procédures en elles même mais la manière dont elles sont codifiées et hiérarchisées. C’est pour cela que je voulais mettre en place un document qui explique tout là dessus.
– En ce qui concerne l’utilisation des procédures : personne ne les utilise… Chacun connait son métier par coeur et leurs procédures sont dans leurs têtes et moi je ne fais que retranscrire leur activité
Posons déjà quelques bases :
– une procédure ne permet que rarement d’obtenir la certification
– une certification ne permet que rarement de se positionner sur de nouveaux marchés
Concernant les procédures, et dans le cas de la norme ISO 9001:2015, il n’y a aucune exigence de formaliser une procédure. De conserver des informations documentées, oui, une 30aine, mais aucune obligation de procédure hormis les procédures qui, en l’absence de procédures, peuvent représenter un risque.
Concernant la certification, à moins que cela ne soit un passage strictement obligatoire pour accéder à un marché spécifique : très peu sont inatteignables sans certification.
Maintenant que cela est dit : pas de panique !
Déployez la norme telle qu’elle est « prévue » et injectez cette stratégie « accéder à de nouveaux marchés / marchés spécifiques », et concevez le système pour être à la fois l’outil de cette stratégie et mettre l’entreprise en ordre de marche (au travers des processus) afin que l’entreprise devienne également cet outil. Là, et seulement là : vous pourrez identifier les procédures nécessaires, ou confirmer l’utilité des procédures existantes.
C’est la raison pour laquelle, lorsque l’on construit un système de management, on évite (mais c’est fait pour vous, donc tant mieux) de commencer par les procédures.
En résumé : définissez les objectifs, concevez les processus nécessaires et nous en reparlons
Bonjour Thaumasia, merci pour ton message.
J’ai échangé avec mon responsable à ce sujet ce qui m’a permis de clarifier quelques points.
Concernant la certification, elle n’est pas envisagée pour les prochains mois mais d’ici 1,2,3 an(s) et pour revenir à tes propos, mon entreprise souhaite se positionner sur de nouveaux marchés (dans le médical) là ou la norme ISO 9001 est obligatoire. Je lui ai fait part de tes remarques et m’a précisé que la norme ISO est requise pour leur potentiels futurs nouveaux clients. Et c’est par la suite que je m’orienterait vers l’ISO mais on n’en ai pas encore là…
Concernant les procédures, il est d’accord avec toi sur le fait que les procédures ne vont pas permettre d’obtenir la certification. Mais ce qu’ils attendent des procédures c’est d’avoir un document qui formalise l’activité de l’entreprise (le processus avec toutes les procédures) pour démontrer à ses clients/fournisseurs les pratiques de la société concernant tous les domaines (le produit, la matière première, les contrôles, etc…). Et en interne les procédures permettront d’être un outil de référence (quelles sont les étapes à suivre et à respecter pour une tâche) et un outil d’aide (en l’absence d’une personne).
Parfait : voici donc les bases d’une excellente démarche !
Est-ce que les process de l’entreprise concernent toujours le textile et les fils ?
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