Avis de professionnel sur la mise en place de stratégies d’animation des indicateurs qualité

[Isabel D]

Bonjour à tous,

Je prépare un MS QSE et dans le cadre de ma formation,je réalise mon mémoire sur la problématique de l’animation des indicateurs qualité dans des sites de production.

Depuis peu on voit fleurir des sur les murs des panneaux d’affichage des indicateurs sous forme de graphiques. Ces graphiques ne sont pas toujours mis-à-jour ni compris par les collaborateurs. Je me suis donc posé la question de la mise en place d’une stratégie d’animation des indicateurs qualité.

A travers un benchmark et une étude de l’état, je suis arrivé à la conclusion que la méthode la plus adaptée et utilisée pour l’animation des indicateurs qualité dans un site de production est la mise en place de tableaux de bord suivi d’une communication, interprétation et évaluation sur l’évolution des indicateurs et tout ceci à intervalles réguliers. Néanmoins, les entreprises rencontrent des difficultés qui résident dans l’alimentation de ce tableau de bord, à savoir la saisie des résultats.

Je propose des solutions pour améliorer cette pratique.  Ma solution se présente sous forme de recommandations pour mettre en place une stratégie d’animation efficace des indicateurs qualité.

Je voudrais avoir un retour de professionnel que vous êtes, sur la faisabilité et l’applicabilité de mes recommandations.

 

Recommandations pour mettre en place une stratégie d’animation efficace des indicateurs qualité

Mes recommandations sont:

1. Créer des tableaux de bord originaux.
2. Rendre la saisie de l’information automatique.

1. Créer des tableaux de bord originaux.

Je recommande d’utiliser des représentations plus visuelles, colorés. Des représentations sous forme de baromètres, tachymètre ou encore des indicateurs sous forme de Widgets (petite programmation).

Attention néanmoins à ne pas présenter trop de mesure. Il faut garder à l’esprit que trop de mesures tuent la mesure.

 

2. Rendre la saisie de l’information automatique

L’apport de l’outil informatique au tableau de bord est de faciliter la récolte des données et son traitement. Il est donc normal d’utiliser les techniques actuelles de traitement de l’information.

Il faut fournir à l’ordinateur la totalité des données nécessaires à l’établissement du tableau de bord. Chaque responsable d’indicateur rentre alors ses données dans un dossier source. Ensuite grâce à une programmation, l’ordinateur effectue les calculs nécessaires et fournit le tableau de bord.

Automatiser la création des tableaux de bords afin de limiter les interventions manuelles est la clé pour le gain de temps dans la préparation et le suivi des indicateurs dans le cadre d’une animation de ces derniers.

 

Je propose ensuite deux méthodes de création de Tableau de Bord « automatisées ».

 

.1                  Les tableaux croisés dynamique sur Excel®

 

Le tableau croisé dynamique est un outil sur Excel® qui permet de d’éditer un tableau synthèse provenant d’une base de données. A partir de cette base de données Excel® génère un tableau qui permet d’avoir le sommaire d’une ou de plusieurs variables à la fois. De plus, ce tableau est dynamique. Cela veut dire qu’il vous est possible d’ajouter, de retirer et de modifier les variables que l’on souhaite représenter.

Plusieurs cours et tutoriels existent pour pouvoir savoir créer et utiliser les tableaux croisés dynamiques. Voici l’un d’entre eux : http://www.commentcamarche.net/contents/1965-excel-tableaux-croises-dynamiques

 

.2                  La programmation VBA sur Excel®

 

Excel® VBA, Visual Basic pour Application, est un langage de programmation qui permet d’utiliser du code Visual Basic pour exécuter des fonctions sur Excel®. C’est un outil de programmation de macros associé à Excel®.

Les macros ont l’avantage d’automatiser des tâches répétitives sur Excel®. Elles ont donc leur utilité lorsque ‘on souhaite faire une représentation à intervalles régulier des indicateurs. Les paramètres de l’indicateur ne varient pas, à savoir l’objectif et la mesure, seul la période de mesure varie (tous les mois, tous les trimestres, deux fois par an, etc.).

Apprendre à programmer en VBA est donc essentiel pour cette recommandation. Différents cours existent et différents tutoriels sont disponibles. Voici le lien d’un cours de Juliette Debie, professeur en informatique  à AgroParisTech :   https://www.agroparistech.fr/IMG/pdf/cours_excel_vba.pdf

Le service informatique pourrait venir en soutient dans la création de ce tableau de bord.

Nous venons de voir deux outils d’automatisation, de synthèse des données. L’avantage de ses outils c’est qu’ils permettent de gagner du temps dans le traitement des données. Un léger inconvénient est que la mise en place de ses outils est longue et demande de l’aisance dans les outils bureautiques et en informatique. Une formation est donc nécessaire pour les responsables des indicateurs.

 

Questionnaire d’évaluation de la solution

Seriez-vous intéressé à implanter ces préconisations dans votre entreprise ?

Quels en sont les avantages et inconvénients selon vous ?

 

Merci

Isabel D

[Manue]

Bonjour Isabel,

 

Quand tu dis « Chaque responsable d’indicateur rentre alors ses données dans un dossier source », j’ai peur que l’on retrouve ici la problématique « les entreprises rencontrent des difficultés qui résident dans l’alimentation de ce tableau de bord, à savoir la saisie des résultats ».

 

Par expérience, j’ai toujours eu affaire à des personnes qui ne prenaient (ou n’avaient) pas le temps de saisir les données pour alimenter le tableau de bord.

Je pense que toute la problématique est ici, les tableaux de bord peuvent être « beaux », « lisibles », bien présentés, bien expliqués et fait informatiquement, tout le problème est dans la saisie.

Chaque service travaille sur des logiciels et des fichiers différents, on va donc retrouver la problématique de la saisie.  

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