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Bonjour,
Je fais partie d’une entreprise un peu particulière puisqu’il s’agit d’une Société d’économie mixte à opération unique” (je vous laisserais allez voir sur internet pour plus de détail car il n’y a pas de définition simple). Dans son fonctionnement, mon entreprise est une sorte de filiale d’un groupe mais le groupe à autorité sur nous et certaines personnes du groupe sont détachés pour nous. Autrement dit nous sommes une entité du groupe (nous faisons partie de leur indicateurs et de leurs chiffres) mais sommes tout de même indépendants (nous avons un système propre à notre entreprise pour certaines choses).
Nous souhaitons être certifié sur la base des référentiels ISO 9001, 14001 et 45001. Etant intimement lié au groupe de part la structure même de la société, il très souvent difficile de faire la part des choses entre ce qui est “nous” et ce qui “le groupe”. Par conséquent, nous utilisons de nombreux documents du groupe que nous partageons avec le reste du groupe (des tableaux utilisés par nous et le groupe).
Nous avons eu une matinée déchange avec notre auditrice (l’audit externe se fera fin novembre) et il vrai que nous parlons régulièrement du groupe en disant “ce n’est pas nous qui gérons mais le groupe”. J’ai maintenant bien compris que nous devons tout de même avoir un regard sur ce qui est fait au niveau du groupe pour s’assurer qu’ils respectent bien nos exigences qui sont celles des 3 normes. Cependant je me pose la question sur les informations documentées. L’auditrice nous à dit qu’elle ne voulais pas voir de logo du groupe car c’est nous qu’elle audit et pas le groupe. Je comprend quelque part sont point de vue, cependant nos processus (nous avons des fiches processus) utilisent des documents du groupe. Nous utilisons leur mode opératoire que nous appliquons. Au même titre que comme je l’ai dit plus haut, nous remplissons des documents que le groupe rempli également de fait ils ont le logo du groupe.
Ma question est donc la suivante : Pouvons nous mettre dans nos fiches processus et dans notre système des documents du groupe ? Ma responsable me dit que nous devons réécrire ces fiches pour avoir notre logo en ne mettant que ce que nous faisons mais nous travaillons avec le groupe. Que doit-je faire si nous avons des documents du groupe.
En espérant être claire.
Merci d’avance.
Romane.
Oui effectivement nous vérifions que nous sommes conforment la réglementation via un tableau listant toutes les exigences légales applicables mais mettre un indicateurs à se sujet ne me semble pas utile.
Je vous remercie pour la modification, il est vrai que je n’ai pas fais attention à cela.
Je vous remercie pour toutes vos réponses qui m’on bien aidé à y voir plus claire.
Romane
Je me rend compte que les copier-collé ne fonctionnent pas très bien
“Communication interne :
Des informations concernant le système de management sont mises à disposition du personnel :
- La diffusion dans les sites d’embauche : de la politique, des objectifs, des indicateurs et des résultats obtenus et notes importantes concernant tout le personnel
- Les actions de sensibilisation ou d’information spécifiques à l’activité et à l’organisation du service via les réunions hebdomadaires, les mails, l’intranet et/ou des réunions ponctuelles avec ou sans présentation quand nécessaire
- Toute nouvelle idée ou difficulté rencontrée par le personnel est remontée, via les formulaires de remontée des bonnes idées et de remontée des problèmes
- Toute autre observation pertinente sur le SMQSE qui est communiqué via les mails, les réunions, les points d’information ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue.
Des informations concernant la sécurité sont mises à disposition du personnel :
- La diffusion sur l’intranet d’une grande majorité de documents touchant à la sécurité
- L’affichage sécurité indiquant les risques possibles dans les locaux pouvant comporter un compte un risque
- Les causeries sécurités : 2 minutes attitudes hebdomadaire et ¼ d’heures sécurité mensuels
- La remontée des arrêts de travail, des situations dangereuses et des accidents bénins
Des informations concernant l’environnement sont mises à disposition du personnel au travers des différents corps de métier et via des réunions ponctuelles quand nécessaire.
Communication externe :
Les axes de la communication externe dans le cadre du SMI sont les suivants :
Communication avec les parties intéressées externes lors des CODIR mensuels, des CA trimestriels et autres réunions ponctuelles ainsi que par échange de mails sur tout sujet impactant la stratégie et les activités de l’entreprise
Toute autre observation pertinente sur le SMQSE qui est communiqué via les mails, les réunions, les points d’information ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue.”Notre organisme certificateur est AFNOR.
Romane
Etant une petite entreprise de 23 personnes nous n’avons pas fait de plan de communication mais simplement un paragraphe expliquant notre processus de communication. Pour faire simple, puis-je envoyer ce que j’ai rédigé afin de savoir si cela correspond à la norme ISO 45001 ?
Romane
Dans notre politique QSE nous avons mis la phrase suivante :
”La <sociéte> déploie ainsi et met en œuvre un système de management de la qualité, de la sécurité et de l’environnement basé sur l’amélioration continue, les référentiels 9001, 14001 et 45001 et les exigences légales et autres applicables.”
(Je ne vous avais pas précisé, excusez moi, que je suis sur les trois référentiels ISO 9001, 14001 et 45001.)
Nous avons également ajoutés dans nos “fiches processus” que toute activité du processus prend en compte les exigences légales et autres exigences applicables. Mais peut-être que simplement le noter dans la politique QSE suffit ?
Selon moi, mais j’ai peut-être mal compris les normes (je débute dans le métier), les exigences légales sont prises en compte dans le fait qu’aucun de nos indicateurs ne va à l’encontre des exigences réglementaires. Je vois difficilement comment on ne pourrait ne pas prendre en compte les exigences réglementaire. Je comprend en lisant les normes que chaque indicateurs doit quelque part prendre en compte les exigences légales, autrement dit, nos indicateurs ne doivent aller à l’encontre des exigences légales. Mais peut-être ai-je mal interprété ?
Romane
Bonjour,
Si l’on reprend point par point :
- Lors de l’analyse des besoins en communication, l’organisme doit prendre en compte les aspects relatifs à la diversité (par exemple sexe, langue, culture, degré d’alphabétisation, handicap).
Pour montrer que nous prenons en compte cette exigence, pouvons-nous montrer nos communications passées pour montrer que cela a été pris en compte ?
- Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit s’assurer que les points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération.
Pour cette exigence, pouvons nous dire que les points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération sont pris en considération lors des comités de directions, lors des conseils d’administration et lors de l’évaluation de nos fournisseurs ?
- Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit:
- prendre en compte ses exigences légales et autres exigences (pour cela nous avons écrit que chaque activité de chacun des processus prenait en compte les exigences légales)
- s’assurer que les informations devant être communiquées sur la S&ST sont cohérentes avec les informations générées au sein du système de management de la S&ST, et qu’elles sont fiables. (cette exigence est pour moi implicite donc je ne saurais pas quoi dire si l’auditeur nous interroge là dessus)
- L’organisme doit réagir aux observations pertinentes sur son système de management de la S&ST.
Pour cette exigence, nous avons en place un boite à idée et une boite à “problème” (si une observation de nos équipes concerne le SMS&ST nous la prendrons en compte via cela), nous faisons remonter les accidents, presque accidents etc… et dans notre processus il est écrit que dans le cas de récurrence ou d’accident grave nous prendrons les mesures préventives nécessaires. Toute autre observation pertinente qu’il pourrait y avoir via les mails, les réunions, les points d’informations ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue. Dois-je écrire cela noir sur blanc pour montrer à l’auditeur que cette exigence est réellement prise en compte ?
Merci d’avance.
Romane
Nous avons trouvé sa remarque “déplacée” par rapport à ce que nous impose la norme. Par rapport à ce que tu me dit et ce que nous avions discutés lors de l’audit qu’il s’agit plus d’un axe de progrès que d’une NC.
Lors de l’audit nous en avions parlés mais je ne pensais pas qu’il allait le mettre en NC.
Je te remercie pour ta réponse.
Romane
PS : En effet, nous fixons par rapport des indicateurs par rapports à nos objectifs et non l’inverse.
Excusez moi je viens de voir que le message a été crypté. Je le réécris donc correctement :
La NC est la suivante :
“NC 3 (§6.2) Certains objectifs généraux n’ont pas encore d’objectifs pour 2020 (nombre de réclamation sur le nombre de clients, …) et les actions à mettre en œuvre pour les atteindre (ex : pas action formalisée dans le plan d’amélioration pour le tri des déchets par exemple). De plus, il n’y a pas d’objectif par rapport aux exigences légales.”
Pour la première partie pas de problème. Ce sur quoi je m’interroge c’est sur le fait qu’il n’y ai pas d’objectifs par rapport aux exigences légales. Dois-je réellement mettre un indicateur “nombre de NC réglementaire” ou “taux de conformité réglementaire” ?
Cordialement,
Romane
Bonjour,
Je suis actuellement entrain d’essayer de répondre au chapitre 7.4 de la norme ISO 45001 sur la communication.
Sur la partie des généralités il est facile de répondre aux premiers points sur quoi, quand, qui, comment. Cependant j’ai du mal à répondre aux exigences suivantes dont le paragraphe est le suivant :
“Lors de l’analyse des besoins en communication, l’organisme doit prendre en compte les aspects relatifs
à la diversité (par exemple sexe, langue, culture, degré d’alphabétisation, handicap).
Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit s’assurer que les
points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération.
Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit:
— prendre en compte ses exigences légales et autres exigences;
— s’assurer que les informations devant être communiquées sur la S&ST sont cohérentes avec les
informations générées au sein du système de management de la S&ST, et qu’elles sont fiables.
L’organisme doit réagir aux observations pertinentes sur son système de management de la S&ST.”Je comprend ce que cela veux dire mais je ne comprend pas comment prouver que j’ai bel et bien pris en compte tout cela puisque ce sont des exigences qui selon moi sont subjectives et dépendent entièrement du contexte au moment ou l’on communique.
Pouvez-vous m’aider à répondre à ces exigences ?
Cordialement,
Romane
Bonjour,
Cette conversation n’est pas récente, cependant je n’ai qu’une petite question qui ne nécessite pas de créer de nouveau une conversation.
Concernant ce point 6.2 de la norme ISO 9001 sur les objectif qualités, je me demande ce que signifie “tenir compte des exigences applicables”. Doit-on avoir des objectifs sur les exigences applicables ou s’agit-il simplement que nos objectifs n’aillent pas à l’encontre de nos objectifs ? Je vous pose la question car nous venons d’être audité et nous avons une non-conformité car nous n’avons pas d’objectif par rapport aux exigences légales, donc je me pose la question de savoir si la norme demande réellement d’avoir des objectifs par rapport aux exigences légales ?
Merci d’avance.
Romane
Comme je l’ai expliqué dans mon message #18 776, j’ai voulu donné un exemple de titre de texte mais il n’est pas passé ce qui à donné les codes “5”:{“1”:[{“1″:2,”2″:0,”5”:{“1″:2,”2”:0}},{“1″:0,”2″:0,”3”:3},{“1″:1,”2″:0,”4″:1}]},”6”:{“1”:[{“1″:2,”2″:0,”5”:{“1″:2,”2”:0}},{“1″:0,”2″:0,”3”:3},{“1″:1,”2″:0,”4″:1}]},”7”.
Je sais qu’il est difficile de ” “sentir” la pertinence (surtout) ou l’opérationnalité de cette liste” c’est pourquoi ma question ne portait pas dessus mais uniquement sur les types de textes.
Je n’avais pas réussi à formuler ma question la première fois mais avec toutes les informations que j’ai, j’ai trouvé ce que je cherchais à savoir comprendre les différents types de textes réglementaires qui existe afin de reconnaître lesquels sont obligatoires, lesquels sont des aides, lesquels sont d’application volontaire, etc…
Merci à tous et bon WE.
Romane
Je vois que mon exemple de titre de texte est mal passé, le voici :
Arrêté du 22 octobre 2015 fixant le formulaire “attestation de salaire – accident du travail ou maladie pro”.
En espérant que cela fonctionne.
Romane
Henri, je ne suis pas convaincu par le fait de créer au nouveau compte sur un autre forum.
En revanche je peux te décrire le document :
Il s’agit d’un tableau comportant 8 colonnes :
- Domaine (AT et MP, Acteurs de la prévention, Aménagement des locaux, Amiante/Plomb etc…)
- Thème (Généralités, Aménagement des locaux, Produits, Appareils etc…)
- Ancien/Nouveau (Les anciens textes sont ceux qui ne sont plus utilisés car remplacés/modifié par d’autre)
- Type (Décret, Arrêté, Circulaire, etc…)
- Titre du texte (Ex : <span data-sheets-value=”{"1":2,"2":"Arrêté du 22 octobre 2015 fixant le formulaire \"attestation de salaire – accident du travail ou maladie pro\"."}” data-sheets-userformat=”{"2":14845,"3":{"1":0,"3":1},"5":{"1":[{"1":2,"2":0,"5":{"1":2,"2":0}},{"1":0,"2":0,"3":3},{"1":1,"2":0,"4":1}]},"6":{"1":[{"1":2,"2":0,"5":{"1":2,"2":0}},{"1":0,"2":0,"3":3},{"1":1,"2":0,"4":1}]},"7":{"1":[{"1":2,"2":0,"5":{"1":2,"2":0}},{"1":0,"2":0,"3":3},{"1":1,"2":0,"4":1}]},"8":{"1":[{"1":2,"2":0,"5":{"1":2,"2":0}},{"1":0,"2":0,"3":3},{"1":1,"2":0,"4":1}]},"9":1,"10":1,"11":4,"14":{"1":3,"3":1},"15":"Arial","16":8}”>Arrêté du 22 octobre 2015 fixant le formulaire “attestation de salaire – accident du travail ou maladie pro”.)</span>
- Date du texte
- Applicabilité
- Commentaires
Les textes sont trié par domaine et le tableau comprend 389 lignes soit 388 textes.
En espérant que cela t’aide à y voir plus clair.
Romane
