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Bonjour,
Je m’occupe de la mise en place du QMS dans une start-up active dans le développement d’une machine de laboratoire. Je suis actuellement entrain de formaliser une procedure pour la maitrise documentaire. J’aimerais trouver une règle générale pour dire quels documents doivent comporter une version. Nous avons décidé que cette information sera présente dans le titre du document. Très clairement, les procedures, instructions de travail , dessins techniques et autres schémas éléctroniques necessitent d’être versionnés. Pour ces documents, un tableau est prévu au début du document pour résumer les changements d’une version à la prochaine. Par contre, tous les documents de type “ records”, comme par exemple les résultats de tests de développement, non, car l’information est stockée ainsi et ne serea plus modifiée.
Quelle pourrait-être la règle “ générale”?
D’avance merci pour votre aide
Bonsoir,
Les documents de type “records” nécessitent également un suivi de version et un suivi de contenu. Un suivi de version pour assurer l’identification et la différenciation des mises à jour (sans forcément conserver le contenu des mises à jour) et un suivi de contenu pour donner un repère temporel à leur contenu.
Mais souvent, la règle générale est assez simple :
> identification des besoins de création / mise à jour d’un document
> validation (ou non) du besoin
> création / mise à jour du document (indice initial / changement d’indice du nouveau document : procédure, instruction, record…)
> validation de la création et mise à disposition aux utilisat.eurs.rices au sein d’un mécanisme permettant d’assurer la diffusion / utilisation des mises à jour
Le plus simple étant, effectivement, de mettre un indice de mise à jour évident (A, B, C… ou date de révision) couplé à un mécanisme d’indexage des valeurs à jour (intranet, liste, diffusion…). La conservation et le commentaire des modifications dans le document même (cartouche et formalisation des évolutions successives) peut-être synthétisé ailleurs et n’a que rarement de valeur dans le document même sauf à l’alourdir.
Est-ce que vous visez la conformité de votre QMS à un référentiel en particulier ?
Bonjour,
Un grand merci pour votre réponse.
J’aurais effectivement dû commencer par là: nous souhaiterions être certifié ISO9001.
Votre remarque concernant la suivi des modifications ailleurs me semble très pertinent, je note et adopte
Je suis aussi d’accord concernant les documents qui ont un contenu dynamique, bien que ce soit des “records”. Je pense que la règl à fixer est donc la suivante : Si un document va évoluer dans le temps –> version. Sinon, pas nécessaire.
Merci et bonne journée,
Hello !
Cefi dans la gestion documentaire d’un SMQ (et même au-delà ?) au fond existe-il vraiment des documents qui n’évoluent pas ? Tu as donné l’exemple de “résultats de tests de développement”, si ton entreprise en fait régulièrement et qu’ils relèvent de sa gestion qualité, ces résultats de tests ne font-ils pas l’objet d’un format-type de compte-rendu de test de développement méritant un référencement pour la maîtrise de la documentation de ce développement ?
A+
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