Règle de mise à jour documentaire

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  • Ce sujet contient 4 réponses, 3 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par Henri, le il y a 1 mois.
5 sujets de 1 à 5 (sur un total de 5)
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  • #18930
    KaBe
    Participant

    <p style= »text-align: right; »>Bonjour à tous,</p>
    Je suis assez novice donc d’avance pardon pour la simplicité de ma question :

    Dans le cadre de la mise à jour d’un document, disons une procédure utilisateur, un paragraphe obsolète doit il être supprimé ou conservé et barré ? Autre cas, paragraphe non obsolète mais concerne un autre périmètre que l’objectif de mise à jour. Idem, supprimé ou conservé barré ?

    Y a-t-il un paragraphe de la norme qui est clair dessus ?

    Merci d’avance pour vos retours.

    #18932
    Henri
    Participant

    Hello !

    Evolution de documents :

    – Tu t’interroges sur “la norme”… mais laquelle ? :-( Ne serait-ce qu’en ISO il y en a plus de 20.000 !

    – Paragraphe obsolète à supprimer ou à conserver barré ? Tu fais comme tu veux, en présentation et/ou en diffusion de l’évolution (à moins que ta norme ait une exigence particulière en la matière), pourvu que les utilisateurs ne pratiquent plus ce paragraphe ! Personnellement je pratique des nouvelles versions de documents qui montrent ce qui est nouveau (en bleu par exemple) ou ce qui a été supprimé sans être remplacé (barré typiquement)… jusqu’à la version suivante (mes “signalements” ne durent que le temps de la version qui les apporte et disparaissent dans la suivante).

    – Paragraphe non obsolète mais concernant un autre périmètre que l’objectif de mise à jour à supprimer ou à conserver barré ? Je ne comprends pas cette problématique (peux-tu l’illustrer ?)… En tout cas si ce paragraphe reste applicable pas question de le supprimer ou de le barrer ! Et s’il y a un doute sur son application à l’occasion d’une modification d’une autre partie du document, c’est qu’il y a un bug dans la structure-rédaction de ce document…

    Qu’en dis-tu ?

    A+

    #18933
    KaBe
    Participant

    Bonjour Henri,

    Très juste ! Je parlais de la 9001 concernant la gestion documentaire.

    Merci pour ces réponses.

    Pour le point 2: je parle ici de périmètre, dans un groupe, si une mise à jour est faite spécifiquement pour une société Z qui a un process qui diffère des autres sociétés A B C …, un paragraphe non applicable à Z doit-il comporter A B C barré + nouveautés Z ? Ou juste Z ?

    Voilà, j’espère que c’est plus clair :)

    #18936
    THAUMASIA_Academie
    Maître des clés

    Bonjour,

    Il y a effectivement plus de 20 000 normes, mais seules un peu plus de 70 sont certifiables. Pour ces dernières : la grande majorité est conforme à l’HLS et donc, dispose exactement des mêmes exigences documentaires. Cela en simplifie l’appréhension.

    Les exigences de la norme sont très claires (souvenez-vous, ce sont des exigences et non des solutions. Il vous appartient de trouver la solution la plus efficace dans votre contexte afin de répondre aux exigences) et elles vous imposent de maîtriser les aspects suivants :

    – les documents doivent être identifiés (afin de vous assurer qu’il n’y ait pas d’ambiguïté lorsqu’il est nécessaire de faire référence à une documentation)

    – ils doivent être revus avant diffusion

    – ils doivent être disponibles là où ils sont nécessaires et auprès des personnes en ayant besoin

    – les modifications doivent être maîtrisées (identification des versions applicables) ainsi que les conditions de gestion (accès, stockage…)

    Et… c’est tout.

    Il n’y a donc aucune exigence en matière d’identification formelle « dans le texte de vos documents » des évolutions (ajout, suppression, modification…). Cela peut être intéressant, nécessaire, selon votre contexte, mais n’est pas une obligation dans un référentiel HLS (9001 notamment).

    Attention cependant, certains référentiels vont un peu plus loin. C’est le cas par exemple de l’ISO/IEC 17025:2017 (laboratoires) qui impose une identification des modifications apportées aux documents, de l’EN 9100 (aéronautique, espace et défense) et de quelques autres normes ou il peut se comprendre que la nature même des modification revêt un caractère particulier.

     

    #18940
    Henri
    Participant

    Hello !

    Thaumasia je vois qu’on a la même réponse pour le point 1.

    KaBe à propos du point 2 je ne suis pas sûr d’avoir bien saisi ton complément d’information sur le document en question et ton besoin (tu me corrigeras le cas échéant). Mais voici ce que j’ai compris :

    – Tu parles d’une « procédure utilisateur groupe » applicable à ses entreprises A, B, C, Z pour tel process.

    – L’entreprise Z a une pratique spécifique de ce process.

    – Tu demandes si « un paragraphe non applicable à Z doit comporter ABC barré + nouveautés Z, ou juste Z ».

    – Je crois donc deviner que cette procédure comporte un paragraphe commun à toutes les entreprises du groupe hors Z  (celles pratiquant le process « normal ») et un paragraphe spécifique à Z (pratiquant une variante du process).

    >> Bin… euh… alors si c’est seulement la variante Z qui évolue je ne vois pas pourquoi tu voudrais barrer ABC et/ou mentionner les nouveautés Z dans le paragraphe commun ABC. Ne change surtout rien à ce paragraphe ABC et modifie seulement le paragraphe Z tout simplement…

    Qu’en dis-tu ? A+

     

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 1 mois par Henri.
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